5 Tipps für ein effektives Meeting – inklusive 2 Checklisten

Kommunikation ist alles – vor allem im Business. Geschäftsbesprechungen sind deshalb von höchster Wichtigkeit, doch sind sie immer effektiv? Wie gestalten Sie am besten eine Besprechung, damit sie zum gewünschten Ergebnis führt? Denn schließlich kommt es nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf die Umgebung an. Hier finden Sie fünf Tipps, mit denen Ihr nächstes Meeting ganz bestimmt erfolgreich wird.

Zu den wichtigsten Kommunikations- und Arbeitsschritten im täglichen Geschäft gehören ergebnisorientierte Meetings. Selbstverständlich sind eine klare Agenda und strukturierte Themen Voraussetzungen, doch unterschätzen Sie nicht, was die Atmosphäre für einen Einfluss hat. Fühlt man sich wohl, sitzt bequem, hat die beste Präsentationstechnik zur Verfügung und kann den Blick auch mal frei schweifen lassen, steigert dies die Konzentration und damit die Effizienz.

Wenn es in einem Meeting darum geht, neue Aufträge zu gewinnen oder anderweitig überzeugend zu sein, spielt die professionelle Umgebung ebenfalls eine große Rolle. Setzen Sie von Beginn an ein Zeichen und wählen Sie einen Konferenz- oder Büroraum, der Ihren Ansprüchen gerecht wird.

Worauf kommt es außerdem an und wie können Sie sich optimal auf Besprechungen vorbereiten? Starten wir mit unseren 5 Tipps:

Tipp 1: Den optimalen Besprechungsraum finden

Die Wirkung des Raums auf den Verlauf eines Meetings ist immens. Dabei muss das Ambiente grundsätzlich zum Anlass der Besprechung passen. Schließlich benötigt ein kurzes Kick-Off-Meeting ein anderes Büro als eine ausführliche Konferenz oder ein Seminar.

Die Teilnehmer Ihres Meetings sind nur dann konstruktiv und kreativ, wenn sie sich rundum wohl fühlen. Folgende Kriterien sind deshalb unverzichtbar für eine effektive Besprechung:

• Erreichbarkeit des Büroraumes
  Für jeden Teilnehmer sollte der Raum gut erreichbar sein, sowohl, was die Verkehrsmöglichkeiten anbelangt, als auch innerhalb eines Gebäudes. Öffentliche Verkehrsmittel und Parkplätze sind elementar für die Teilnehmer, die von außen kommen. Der Raum sollte im Gebäude barrierefrei zu erreichen sein. Optimal ist natürlich ein Concierge Service, der die Gäste in Empfang nimmt.
• Größe des Büros
  Die Größe des Raums wird immer anhand der Teilnehmerzahl bestimmt. Ein zu großer Raum kann dafür sorgen, dass der Fokus auf die Besprechung verloren geht, weil Teilnehmer abgelenkt werden. Ein zu kleiner Raum wirkt beengend und führt möglicherweise dazu, dass einzelne Teilnehmer so schnell wie möglich das Meeting wieder verlassen wollen.
• Klima im Konferenzraum
  Nur in einem angenehm temperierten Raum kann man konstruktiv Ideen erarbeiten, ohne dass man ins Schwitzen gerät oder vor Kälte zittert. Eine gute Klimaanlage bzw. Belüftung sorgt für genügend Sauerstoff, um nicht unkonzentriert zu sein. In unseren CONTORA Offices lassen sich selbst im 25. Stock des Upper West Berlin kleine Fensternischen öffnen, um Frischluft in den Raum zu bekommen.
• Helligkeit im Seminarraum
  Der Besprechungsraum muss hell sein. Jeder muss einander gut sehen können, sowie einen Blick durch das gesamte Zimmer haben. Fensterfronten, die vom Boden bis zur Decke reichen, schaffen optimale Lichtbedingungen. Dennoch ist direkte Sonneneinstrahlung alles andere als willkommen: Gerade für Videokonferenzen sollte es deshalb möglich sein, den Raum zu verdunkeln.
• Akustik im Tagungsraum
  Eine angemessene Akustik trägt sehr stark zur Atmosphäre innerhalb einer Sitzung bei. Wer will schon ständig schreien oder nachfragen müssen? Dazu gehört außerdem der Schutz vor äußerem Lärm, dafür ist eine gute Abschirmung des Konferenzraumes notwendig.
• Ordnung im Besprechungszimmer
  Der erste Eindruck ist entscheidend. Deswegen ist es von elementarer Bedeutung, dass der Raum sauber und aufgeräumt ist, bevor Ihre Teilnehmer eintreffen.
• Technische Ausstattung des Büroraumes
  Zur technischen Ausrüstung gehören nicht nur funktionierendes WLAN, Bildschirme, Computeranschlüsse und im Idealfall ein Beamer. Darüber hinaus sind Flipchart, eine Pinnwand, ausreichend Stifte und Moderationsmaterial vorhanden. Testen Sie die Technik vor Beginn Ihres Meetings! Gut funktionierende technische Geräte unterstützen den reibungslosen Ablauf der Besprechung.

Zu welchem Anlass und in welchem Umfang auch immer Ihre Besprechung stattfindet, bei CONTORA Office Solutions finden Sie den angemessenen Büroraum. In den Standorten München, Berlin und Frankfurt bieten wir Ihnen Besprechungs-, Tagungs- und Schulungsräume mit modernster Konferenztechnik. Vom stilvollen Mobiliar über professionellen Büroservice bis hin zu erlesenem Catering ist alles möglich, so dass die Teilnehmer sich voll und ganz auf die Besprechung konzentrieren können.

Tipp 2: Themen richtig setzen

Setzen Sie Prioritäten bei der Themenwahl. Damit das Meeting für Sie zu einem vollen Erfolg wird, ist es wichtig, einen Fokus zu legen. Mit diesem Fokus im Hinterkopf treten Sie gleich viel authentischer und selbstsicherer auf.

Zu viele Punkte auf der Agenda sprengen nicht nur den zeitlichen Rahmen. Ein zu straffer oder zu voll gepackter Plan kann die Konzentration aller Beteiligten überschreiten, sorgt für eine nachlassende Motivation und ist am Ende des Tages alles andere als konstruktiv.

Es ist durchaus sinnvoll, Ihre Themenplanung schon im Voraus an alle Teilnehmer zu kommunizieren. Somit erscheinen alle gut vorbereitet und wissen, was das Ziel der Besprechung ist. 

Tipp 3: Gute Moderation des Meetings

Für eine Besprechung, bei der Ergebnisse erzielt werden sollen, ist es wichtig, dass grundlegende Regeln von allen Teilnehmern eingehalten werden. Deswegen kann eine klare Moderation den produktiven Ablauf des Meetings unterstützen. Benennen Sie vorab einen Moderator, der darauf achtet, dass diese Regeln eingehalten und gegebenenfalls eingefordert werden. Derjenige sollte ein selbstsicheres Auftreten haben und den Mut, wenn nötig, in Diskussionen einzugreifen. So kann gewährleistet werden, dass die Tagesordnung abgearbeitet, Ziele erreicht und Beschlüsse dokumentiert werden.

Machen Sie sich vorab bereits Gedanken darüber, welcher Teilnehmer für diese Rolle geeignet sein könnte. Gegebenenfalls bietet es sich an, eine Person extra zu dem Meeting einzuladen, die ausschließlich für diese Aufgabe vor Ort ist.

Folgende Aufgaben gehören zu einer guten Moderation dazu – unsere Checkliste:

• Gedankenaustausch fördern
• Prozesse strukturieren
• Teilnehmer aktivieren und motivieren
• Auf Einhaltung der Regeln achten
• Offenheit beibehalten
• Transparenz schaffen
• Zeitlimits einhalten, Wortbeiträge begrenzen
• Ergebnisse zusammenfassen und sichern

Tipp 4: Sitzungsregeln im Büroraum festlegen

Unnötige Störungen wie das Klingeln von Smartphones, Zwischenrufe von Teilnehmern oder das verspätete Erscheinen zum Meeting können mit einigen einfachen Regeln vermieden werden.

Folgende 10 Regeln sind hilfreich für einen reibungslosen Ablauf – unsere Checkliste:

• Das Meeting sollte pünktlich beginnen
• Nur der Moderator führt durch die Agenda
• Smartphones sind ausgeschaltet / auf “lautlos” in den Taschen verstaut
• Privat- und Nebengespräche finden in den Pausen statt
• Jeder spricht für sich, nicht für andere
• Es spricht immer nur eine Person
• Jeder Teilnehmer darf ausreden, sollte dabei aber nicht abschweifen
• Fokus auf das Thema beibehalten
• Vertrauliches bleibt in der Gruppe
• Es werden genügend Pausen eingehalten

Tipp 5: Ziele benennen

Am Ende des Treffens sollte jeder Teilnehmer den Besprechungsraum verlassen und dabei das Gefühl haben, zu einem zufriedenstellenden Ergebnis gekommen zu sein. Diese positive Erfahrung wird sich festsetzen und einen bleibenden Eindruck bei Ihren Kunden und Mitarbeitern hinterlassen.

Deswegen gehören genau festgehaltene nächste Schritte zu einer erfolgreichen Besprechung in jedem Fall dazu. Diese Ziele sollten knapp und eindeutig formuliert sein (beispielsweise auf einem Kanbanboard) und einen zeitlichen Rahmen beinhalten, beispielsweise bis zum nächsten Meeting in einer Woche oder einem Monat. Somit weiß jeder Teilnehmer nach der Sitzung, was zu seinen Aufgaben gehört. Erarbeiten Sie diese Ziele gemeinsam in der Gruppe, so dass auch hier das Gefühl der Zusammengehörigkeit noch einmal gestärkt wird.

Ebenso kann sich am Ende der Besprechung ein sachlich formuliertes Feedback positiv auswirken. Es hilft, die Gruppendynamik, die Kommunikation und somit auch die Arbeitsfähigkeit zu verbessern. Das Feedback wird kurz und präzise gehalten, denn nach einer langen Besprechung ist die Geduld mancher Teilnehmer oftmals begrenzt.

Fazit: Mit den richtigen Tipps zum erfolgreichen Meeting

Jede effektive Besprechung bedarf einer guten Vorausplanung, der richtigen Themensetzung sowie ein paar Verhaltensregeln, an die sich jeder Teilnehmer bindet. Genauso wichtig ist jedoch die gut durchdachte und klare Koordinierung der Räumlichkeiten. Der Besprechungsraum muss zum Anlass passen, hell genug sein, für alle Teilnehmer mühelos erreichbar und technisch einwandfrei ausgestattet.

CONTORA Office Solutions bietet Unternehmen die qualitativ hochwertigsten Bürolösungen in den besten Lagen und Immobilien Deutschlands. Sie arbeiten und tagen in einzigartigem Ambiente, das perfekt zu Ihrem Business passt. Sowohl für Besprechungen, als auch für Tagungen und Schulungen haben wir die optimal ausgestatteten Räume.

Jedes CONTORA Office Solutions Center ist außergewöhnlich und exklusiv ausgestattet und somit unverwechselbar. Wir bieten Ihnen ein warmes, komfortables Arbeitsumfeld, in dem sich Kunden und Mitarbeiter bestens aufgehoben fühlen und vom Servicepersonal umfangreich umsorgt werden. Das Arbeiten in einem CONTORA Office Solutions Center wird somit zu einer ganz neuen Erfahrung als Basis für den geschäftlichen Erfolg.