Vorstellungsgespräche führen: Die besten Tipps für Arbeitgeber

Im Vorstellungsgespräch muss allein der Bewerber überzeugen? Keinesfalls! Denn damit ein Bewerbungsgespräch erfolgreich ist, muss am Ende nicht nur der Bewerber zu Ihrem Unternehmen passen – sondern Ihr Unternehmen auch zum Bewerber. Sie müssen also ebenfalls überzeugen. Was hilft Ihnen dabei?

Ein Bewerbungsgespräch stellt auch für jedes Unternehmen eine enorme Herausforderung dar – vor allem, wenn Sie entweder über keine feste Bürofläche verfügen (etwa in der Gründungsphase) oder diese nur wenig repräsentativ ist (wenn Sie beispielsweise Freiberufler sind). Wir erklären Ihnen, wie Sie diese Hürde dennoch erfolgreich meistern und auch ohne festes Büro erfolgreiche Bewerbungsgespräche führen: Mit einem Büro auf Zeit.

Ein Bewerbungsgespräch erfüllt stets zwei Funktionen: Es dient Ihnen als Arbeitgeber dazu, die Eignung eines Bewerbers für die vakante Stelle festzustellen – und dem Kandidaten dazu, einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur zu erhalten. In Zeiten von Personal- und Fachkräftemangel entscheidet dieser erste Eindruck im Zweifelsfall darüber, ob ein hochqualifizierter Bewerber sich für Ihr Unternehmen ausspricht oder die Stelle nach dem Vorstellungsgespräch freiwillig absagt. Was müssen Sie als Arbeitgeber also für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch beachten?

So werden Sie zum Top-Arbeitgeber: Worauf Bewerber achten

Eines ist klar: Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter. Bei einem Bewerbungsgespräch gilt es daher, genau die Talente aus der Menge der Bewerber zu filtern, die Ihr Unternehmen nachhaltig und profitabel voranbringen. Jedoch sind vor allem hochqualifizierte Bewerber sich zumeist darüber im Klaren, dass sie nicht auf diesen einen Job angewiesen sind – häufig haben sie die Wahl, für wen sie arbeiten möchten.

Bei der Wahl des Arbeitgebers spielen heute ganz andere Faktoren eine Rolle, als noch vor 20 Jahren. Selbstverwirklichung und Zufriedenheit im Job, die Möglichkeit, selbst etwas bewegen zu können: Darauf kommt es heute vielen – vor allem jungen – Arbeitnehmern zunehmend an. Im Zuge dessen haben sich in den vergangenen Jahren Trends wie Work-Life-Balance und flexible Arbeitszeitmodelle in immer mehr Unternehmen fest etabliert.

All diese Veränderungen in unserer Arbeitswelt haben dazu geführt, dass sich Unternehmen längst nicht mehr darauf ausruhen können, dass der Bewerber sie überzeugen muss: Um die besten Bewerber als zukünftige Mitarbeiter zu gewinnen, müssen sich Unternehmen im Bewerbungsgespräch sozusagen selbst “bewerben” – sich als Arbeitgeber attraktiv machen. Mit unseren Tipps gelingt Ihnen das bestimmt.

So führen Sie erfolgreiche Bewerbungsgespräche – Unsere 5 Tipps

Tipp 1: Ihre Außenwirkung spielt eine entscheidende Rolle

Nicht jeder Bewerber ist zwingend auf den Job angewiesen, für den er sich bewirbt – er muss für Sie als Unternehmen und Arbeitgeber auch arbeiten wollen. Ein Bewerbungsgespräch im eigenen Wohnzimmer überzeugt da niemanden so schnell. Laden Sie Ihre Bewerber jedoch zu einer prestigeträchtigen Geschäftsadresse in den beliebtesten Städten Deutschlands ein – etwa ins Upper West am Berliner Kurfürstendamm, ins Palais am Pariser Platz, gegenüber des Brandenburger Tors oder in den TaunusTurm mitten im Frankfurter Bankenviertel – spricht das deutlich für Ihr Unternehmen. So verschaffen Sie sich ganz einfach Wettbewerbsvorteile und steigern Ihr Unternehmensimage. Wie Sie dort auch ohne festes Büro zukünftig Ihre Bewerbungsgespräche abhalten können und dabei Ihr Budget schonen, erklären wir weiter unten ausführlich.

Tipp 2: Die fünf Phasen des Bewerbungsgesprächs einhalten

Damit ein Bewerbungsgespräch möglichst reibungslos und entspannt verläuft, sollte strukturiert vorgegangen werden. Dazu haben sich die folgenden fünf Phasen des Bewerbungsgesprächs bewährt, die Sie jedoch nicht strikt nach diesem Muster einhalten müssen, sondern stets individuell an die jeweilige Situation anpassen sollten.

• 1. Phase:  Es ist normal, dass ein Bewerber nervös ist, schließlich ist ein Bewerbungsgespräch für fast jeden eine Ausnahmesituation. Sie sollten deshalb nicht sofort mit dem “harten” Teil des Bewerbungsgesprächs beginnen, sondern durch Smalltalk zunächst eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen. Auch der passende Büroraum kann deutlich zu einer ebensolchen Atmosphäre beitragen – darauf gehen wir in Tipp 3 noch genauer ein. Zudem sollten sich alle im Bewerbungsgespräch anwesenden Mitarbeiter kurz mit Ihrer jeweiligen Funktion vorstellen.
• 2. Phase: Danach geht es mit dem Hauptteil des Bewerbungsgesprächs, dem Interview, weiter. Hier wird die Qualifikation und fachliche Eignung des Bewerbers für die ausgeschriebene Stelle festgestellt. Lassen Sie dem Kandidaten daher den Hauptgesprächsanteil. So lernen Sie ihn, seine Stärken und Schwächen in der Regel deutlich schneller kennen.
• 3. Phase: Anschließend stellen Sie Ihr Unternehmen vor: Rücken Sie Ihr Unternehmen dabei in das beste Licht, präsentieren Sie dem Bewerber Ihre Unternehmenskultur und Firmenphilosophie, Ihre Corporate Identity, und stellen Sie Ihm die zu besetzende Stelle noch einmal genau vor.
• 4. Phase: Nun sollte der Bewerber die Möglichkeit bekommen, eventuelle Rückfragen zu stellen, die sich während des Bewerbungsgesprächs für ihn ergeben haben.
• 5. Phase: Zum Abschluss klären Sie den Bewerber darüber auf, wie es nach dem Bewerbungsgespräch für ihn weitergeht und wann er mit einer Rückmeldung Ihrerseits rechnen kann.

Tipp 3: Mit dem optimalen Büroraum eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen

Mit der Auswahl der passenden Räumlichkeit für Ihr Bewerbungsgespräch können Sie für eine angenehme sowie professionelle Atmosphäre sorgen. Zusätzlich repräsentieren Sie mit dem Büro, in dem das Bewerbungsgespräch stattfindet, die gesamte Firma. Dadurch wird schnell die enorme Bedeutung des passenden Büroraums für ein Vorstellungsgespräch deutlich. Ein exklusiv ausgestatteter Büroraum in bester Lage spricht für Sie, ein chaotisches Büro, das noch dazu schlecht zu erreichen ist, nicht. Daher sollte die Wahl des Büros, das Sie für Bewerbungsgespräche nutzen – ebenso wie die Wahl Ihrer Geschäftsadresse – gut überlegt sein.

Darauf sollten Sie bei der Wahl Ihres Büroraums für Bewerbungsgespräche zusätzlich Wert legen:

• Das Büro sollte in jedem Fall aufgeräumt und vorzeigbar sein – schließlich ist der erste Eindruck entscheidend. Abgesehen von repräsentativen Zwecken kann man sich in einem aufgeräumten Zimmer zudem in der Regel deutlich besser konzentrieren.
• Der Raum sollte möglichst ruhig gelegen sein, so dass Sie während des Gesprächs weder durch Telefonklingeln noch durch Kopiererlärm, Stimmen auf dem Flur oder hereinplatzende Mitarbeiter gestört werden
• Der Büroraum, den Sie für Bewerbungsgespräche nutzen, muss gut auffindbar und gut erreichbar sein. Das gilt sowohl für den Raum innerhalb des Gebäudes, als auch für das Gebäude innerhalb der Stadt. Stellen Sie sicher, dass Sie durch eine hervorragende Infrastruktur optimal vernetzt sind und Bewerber Sie sowohl mit dem ÖPNV, als auch mit dem Auto mit möglichst geringem Zeitaufwand erreichen können. So hinterlassen Sie einen positiven Eindruck. Und wenn es einen für Ihr Unternehmen reservierten Parkplatz in der Nähe gibt, den er nutzen darf, gibt das sicher ebenfalls Pluspunkte für den Arbeitgeber.
• Auch die richtige Temperierung des Büros spielt eine wichtige Rolle. Um sich optimal konzentrieren zu können, muss unbedingt genug Sauerstoff vorhanden sein und man sollte weder frieren noch schwitzen. Achten Sie deshalb darauf, dass eine Klimaanlage oder Belüftung dies möglich machen.
• Bevorzugen Sie helle und freundliche Büros mit tollem Blick und Grünpflanzen, dunkle Räume schränken die Kreativität ein. Zusätzlich sollte der Raum schon so weit vorbereitet sein, dass Sie bei Eintreffen des Bewerbers sofort mit dem Bewerbungsgespräch beginnen können, z.B. die Getränke schon griffbereit stehen.

Tipp 4: Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Sie erwarten, dass sich Ihre Bewerber intensiv auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten und ausführlich über Ihr Unternehmen informieren. Dasselbe Interesse und denselben Respekt sollten Sie als Arbeitgeber auch dem Bewerber entgegenbringen: Bereiten auch Sie sich intensiv vor – nur so werden Sie am Ende den passenden neuen Mitarbeiter finden. Denn ein schlecht organisiertes Bewerbungsgespräch bricht ein wirklich talentierter und qualifizierter Bewerber im schlimmsten Fall sofort ab. Lesen Sie daher vor dem Gespräch noch einmal sorgfältig die entsprechenden Bewerbungsunterlagen und erstellen Sie für jedes Vorstellungsgespräch einen individuellen Leitfaden mit potentiellen Fragen. So sorgen Sie für einen reibungslosen und möglichst entspannten Ablauf des Gesprächs.

Tipp 5: Behalten Sie das Employer Branding im Blick

Während eines Bewerbungsgesprächs repräsentieren Sie Ihr Unternehmen nach außen. Nicht allein weil der Bewerber ein zukünftiger Mitarbeiter sein könnte, ist ein möglichst positiver Eindruck von Ihrem Unternehmen wichtig. Sondern auch, weil er seine Erfahrungen – im Positiven wie auch im Negativen – weitererzählen wird. Und sei es nur im Familien- und Bekanntenkreis oder mit deutlich höherer Reichweite über Social Media. Ein positives Bewerbungsgespräch kann Ihr Employer Branding, also Ihre Arbeitgebermarke, daher deutlich stärken, ein schlecht organisiertes hingegen kann es nachhaltig schwächen.

Bewerbungsgespräche ohne festes Büro führen: So helfen Virtual Office und Büro auf Zeit

Vor allem in der Gründungsphase oder, wenn man mit seinem Unternehmen eine Dependance an einem neuen Standort testet, ist es aus Kostengründen häufig nicht sinnvoll, dauerhaft eine feste Bürofläche zu mieten. Will man dann aber ein Vorstellungsgespräch führen, wird einem dies schnell zum Verhängnis. Denn den Bewerber zu sich nach Hause einzuladen hinterlässt definitiv keinen positiven Eindruck. Auch bei der Stellenausschreibung macht es schon kein besonders gutes Bild, die private Adresse als Anschrift für die Bewerbungsunterlagen anzugeben. So schrecken Sie Bewerber eher ab, als deren Interesse zu wecken. Eine repräsentative Geschäftsadresse hingegen sorgt für mehr Erfolg – so auch bei der Personalsuche.

Die kostengünstige Alternative, um auch ohne festes Büro über eine solche Geschäftsadresse zu verfügen,  ist das Home Office plus Virtual Office. Denn mit einem Virtual Office, also einem virtuellen Büro, erhalten Sie eine Geschäftsadresse an Top-Standorten, an der Sie jedoch nicht regelmäßig arbeiten. CONTORA Office Solutions bietet Ihnen virtuelle Bürolösungen in den prestigeträchtigen Lagen der beliebtesten Städte Deutschlands: Berlin, München, Frankfurt a.M., und zukünftig auch Hamburg und Düsseldorf. Jedoch zahlen Sie mit einem Virtual Office immer nur einen Bruchteil der dort üblichen Spitzenmieten.

Um dann Ihre Bewerbungsgespräche zu führen, können Sie einfach kurzfristig für einzelne Stunden oder Tage ein Büro auf Zeit in einem unserer Office Center zu Ihrem virtuellen Büro hinzubuchen. Unser hochwertiger Sekretariatsservice unterstützt Sie bei Bedarf bei Ihrer Vorbereitung und kümmert sich um Getränke oder organisiert ein Catering. Zusätzlich profitieren Sie bei CONTORA Office Solutions von einem Concierge Service, der Ihre Gäste gleich bei deren Ankunft für Sie in Empfang nimmt.

Mit einem Büro auf Zeit in einem CONTORA Office Center empfangen Sie Ihre Bewerber nicht nur in hellen, exklusiv ausgestatteten Büroräumen, die über hochmoderne technische Ausstattung und ruhiges Ambiente verfügen. Sie überzeugen zusätzlich durch spektakuläre Ausblicke, etwa auf das Brandenburger Tor oder die Bayerische Staatsoper, vom 25. Stock des Upper West über ganz Berlin oder vom TaunusTurm über das Frankfurter Bankenviertel bis hin zum Taunus. Außerdem sind Sie durch die zentrale Lage unserer Office Center und durch die hervorragende Infrastruktur für Ihre Gäste stets innerhalb kürzester Zeit erreichbar. Und wenn Sie mal eine große Bewerberrunde haben: Auch einen Konferenzraum können Sie bei uns zu besten Konditionen ganz einfach buchen.

Fazit zu den Tipps für Bewerbungsgespräche

Nicht nur der Bewerber will im Vorstellungsgespräch überzeugen, auch Unternehmen müssen sich im besten Licht präsentieren, um qualifizierte und talentierte Bewerber für sich zu gewinnen. Dazu kommt neben einer professionellen Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs auch der Außenwirkung Ihres Unternehmens und damit Ihren Büroräumen eine enorme Bedeutung zu.

Wenn Sie nicht dauerhaft ein festes und vorzeigbares Büro gemietet haben, ist das jedoch kein Hindernis. Auf eine professionelle Geschäftsadresse und ein repräsentatives Büro beim Bewerbungsgespräch brauchen Sie nicht zu verzichten. Ein kosteneffizientes virtuelles Büro oder ein Büro auf Zeit von CONTORA Office Solutions ermöglicht es Ihnen auch ohne festes Büro, erfolgreiche und repräsentative Bewerbungsgespräche zu führen. Fragen Sie doch einfach mal unverbindlich an.