Was die Top-Sekretärin können muss und wie Sie sie finden

Das Berufsbild der Sekretärin bzw. des Sekretärs ist in den vergangenen Jahren einem enormen Wandel inbegriffen, der sich vor allem im Zuge der Globalisierung und Digitalisierung der Märkte vollzieht. Heute wird die Sekretärin häufig als Office Managerin bezeichnet.

Mit einem vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgabenspektrum nimmt Ihre Sekretärin – oder auch Ihr Sekretär – eine zentrale Funktion in der Organisation und Kommunikation eines Unternehmens ein. Das Sekretariat zählt damit zu den unverzichtbaren Schlüsselfunktionen eines erfolgreichen Unternehmens.

Das muss die moderne Office Managerin können

Die Sekretärin ist eine einfache Vorzimmerdame, die Befehle vom Chef ausführt, Kaffee kocht, Kopien anfertigt, Geschäftsbriefe nach Diktat abtippt und in Besprechungen mittels Stenographie mitschreibt? Weit gefehlt.

Dieses Bild der Sekretärin basiert zum Teil auf Vorurteilen und ist zum anderen Teil veraltet. In Wahrheit bringt eine gute Assistenz (egal, ob m/w/d) eine hohe fachliche Kompetenz sowie eine solide und häufig hochqualifizierte Ausbildung mit.

Zudem machen schon die verschiedenen Bezeichnungen – wie etwa (Chef-)Sekretärin, (persönliche) Assistent/in oder Office Manager/in – es deutlich: Die “klassische Sekretärin” mit identischem Aufgabenspektrum existiert heute kaum noch. Vielmehr unterscheidet sich der Tätigkeitsbereich je nach Unternehmen, dessen Größe und Branche.

Immer häufiger greifen Firmen auch auf eine sogenannte Virtuelle Assistenz zurück. Eine optimale Alternative dazu ist das virtuelle Büro, auch Virtual Office genannt. Darauf gehen wir weiter unten noch ausführlicher ein.

Zudem kann zwischen verschiedenen Funktionen einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs unterschieden werden. So können diese Mitarbeiter:

• primär administrative Aufgaben behandeln;
• oder den Chef bzw. Mitarbeiter als fachliche Assistenz unterstützen.

Zudem kann zwischen der Chefsekretärin bzw. Chefsekretär, die den Vorgesetzten unterstützt und einer Assistenz, die einer Fachabteilung bzw. einem Team zuarbeitet unterschieden werden. Der Chefassistentin kommt zudem eine wichtige Funktion als Bindeglied zwischen Chefbüro und Fachabteilungen zu. 

Trotz dieser Unterscheidungen lassen sich einige Kernkompetenzen nennen, die eine Top-Sekretärin unbedingt mitbringen sollte, damit Ihr Business bestmöglich von ihrer Arbeit profitiert. 

Denn das Sekretariat ist sozusagen die Koordinationszentrale Ihres Unternehmens. An dieser Position brauchen Sie ein Multitalent, das entscheidend zum geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens beitragen kann.

Kernkompetenzen der perfekten Assistenz – So profitiert Ihr Business

Aufgaben der Top-Sekretärin bzw. des Top-Sekretärs: 

Das Aufgabenspektrum ist vielfältig. Zu den Tätigkeiten zählt vor allem das perfekte Büromanagement: 

• Ihre Sekretärin bzw. Ihr Sekretär übernimmt eine Reihe von administrativen Aufgaben für Sie. Sie kümmert sich um Ihre gesamte Bürokorrespondenz und nimmt Ihre Post, E-Mails und Anrufe entgegen. Sie beantwortet diese für Sie, oder sortiert sie vor und leitet sie an Sie weiter.
• Außerdem managt sie Ihre Büroorganisation und nimmt die koordinierte Ablage Ihrer Geschäftsdokumente vor.
• Die Assistenz trifft Terminabsprachen mit Kunden und koordiniert den Terminplaner des Chefs oder Teams.
• Das Sekretariat fungiert als Informationszentrale – die Sekretärin kommuniziert Informationen innerhalb des Unternehmens oder zu Ihren Geschäftspartnern. Durch Informationsbeschaffung und -aufbereitung kann Ihr/e Assistent/in Sie zudem effektiv in Ihrer Arbeit unterstützen.

• Sie organisiert den perfekten Konferenzraum  für Ihre erfolgreichen Meetings.

• Sie hilft Ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung effektiver Geschäftstreffen –  vom Vorstellungs- bis zum Verkaufsgespräch. Dazu zählt auch die Kundenbetreuung, das Bereitstellen von Getränken oder das Organisieren eines Caterings für die Pausen. Außerdem kann die Sekretärin oder der Sekretär Sie bei der Erstellung einer Präsentation unterstützen, oder während des Meetings Protokoll führen.
• Wenn Sie Ihren erfolgreichen Kundentermin beispielsweise mit einem Geschäftsessen oder Theaterbesuch abrunden möchten, reserviert Ihre Assistentin oder Ihr Assistent Ihnen einen Tisch im Restaurant oder Karten für die Vorstellung.
• Außerdem koordiniert und organisiert sie Ihre Geschäftsreisen. Auch Ihre Geschäftspartner von außerhalb kann sie bei der Suche nach einem geeigneten Hotel in Ihrer Stadt kompetent beraten.

Weil Ihre Assistenz diese und weitere zeitaufwendige Aufgaben für Sie übernimmt, werden Sie in Ihrer Arbeit entlastet und sparen wertvolle Zeit. Zusätzlich sorgt sie dafür, dass Sie sich konzentriert und ohne Unterbrechungen Ihrer Arbeit widmen können. So können Sie Ihr Unternehmen effektiver voranbringen.

Organisationstalent:

Die perfekte Sekretärin ist ein Organisationstalent: Sie koordiniert Ihre Geschäftskorrespondenz und Ihre Termine, trifft mit Ihren Kunden Terminabsprachen für Ihre Geschäftstreffen, reserviert Ihnen einen Tisch im Restaurant für Ihr Geschäftsessen oder ein Catering für die Pause im Meeting. Kurzum: Ihre Sekretärin sorgt dafür, dass im Unternehmen alles rund läuft. Übrigens gilt das natürlich auch für den perfekten Sekretär.

Eine gute Assistenz ist zudem das Herzstück der perfekten Büroorganisation – und davon profitiert Ihr Unternehmen enorm. Denn durch eine optimale Büroorganisation lässt sich die Konzentration im Büro deutlich steigern – und damit auch die Effektivität der Arbeit.

Mehrsprachigkeit:

Ihre Sekretärin nimmt nicht nur Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz entgegen und koordiniert diese von Anrufen bis zu Post. Sie nimmt darüber hinaus Ihre Kunden bei Geschäftstreffen für Sie in Empfang und hilft Ihnen bei der Organisation von Meetings.

Vor allem in international tätigen Unternehmen ist es daher unabdingbar, dass Ihr/e Mitarbeiter/in über eine fundierte sprachliche Ausbildung verfügt. Die Top-Sekretärin sollte daher unbedingt Mehrsprachigkeit mitbringen. Englisch ist ein Muss – im Idealfall beherrscht eine gute Sekretärin neben der Muttersprache jedoch mindestens zwei weitere Sprachen fließend und verhandlungssicher.

Eigenschaften einer Top-Assistenz:  

Abgesehen von den genannten Eigenschaften sollte der oder die Office Manger/in eine Reihe weiterer Soft Skills mitbringen. Dazu zählen sowohl persönliche, als auch fachliche Qualifikationen:  

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Empathie
• Eigenverantwortlichkeit
• Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und Stressresistenz
• Schnelle aber sorgfältige und zuverlässige Bearbeitung von Aufgaben.
• Vertraulichkeit und Verschwiegenheit. Denn Sekretär/innen sind aufgrund der engen Zusammenarbeit mit dem Chef oder dem Team häufig mit sensiblen internen Unternehmensdaten vertraut, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. 

Erster Kontakt für Kunden:

Ihre Sekretärin repräsentiert Ihr Unternehmen und trägt damit entscheidend zu dessen Außenwirkung bei. Denn Sie ist die erste Ansprechpartnerin, mit der Ihre Kunden, Geschäftspartner und Bewerber in Kontakt kommen. Daher prägt Sie den ersten Eindruck, die diese von Ihrem Business erhalten – und der erste Eindruck zählt bekanntlich.

Das bedeutet: Eine unprofessionelle, unorganisierte oder gar unfreundliche Sekretärin hinterlässt einen höchst unseriösen Eindruck – der Ihr Unternehmen im schlimmsten Fall einen wichtigen Kunden oder den passenden Bewerber kosten kann. Mit einer kompetenten und freundlichen Sekretärin dagegen hinterlassen Sie einen rundum positiven und seriösen ersten Eindruck. Wie oben schon erwähnt, gilt dies selbstverständlich auch für hervorragende Sekretäre.

Sekretariat und virtuelles Büro: Von Business Centern profitieren

Nicht nur die richtige Besetzung im Vorzimmer – auch die richtige Geschäftsadresse trägt entscheidend zu einer reputablen Außenwirkung Ihres Unternehmens bei. Deshalb kann Ihr Business gleich auf mehreren Ebenen von einem virtuellen Büro, auch Virtual Office genannt, profitieren. Denn ein solches bietet Ihnen die perfekte Kombination aus einer Top-Assistenz und einer der exklusivsten Geschäftsadressen Deutschlands.

Mit einem solchen virtuellen Büro mieten Sie in einem Office Center an Stelle eines festen Büroraumes eine repräsentative Geschäftsadresse, an der Sie nicht unbedingt vor Ort arbeiten. Zusätzlich stehen Ihnen jederzeit erstklassige Büroservices zur Verfügung, die Sie flexibel bei Bedarf zu Ihrem Virtual Office hinzubuchen können – wie ein Telefonservice, Sekretariatsservice oder Postannahme.

Vorteile des flexiblen Büroservice im Office Center

Ob im Chefbüro oder Einzelbüro: Mit dem exklusiven Büroservice der CONTORA Office Solutions können Sie auf unser Sekretariatsteam zurückgreifen, wann immer Sie eine entlastende Unterstützung benötigen. Sie profitieren von kompetenten und qualifizierten Sekretariatsmitarbeitern und bleiben dennoch stets finanziell flexibel.

Denn der entscheidende Vorteil, wenn Sie den Büroservice unserer Full-Service-Büros nutzen ist: Sie sparen die hohen Personalkosten für festangestellte Sekretariatsmitarbeiter, die vor allem für Start Ups  sowie für Freiberufler aufgrund eines begrenzten Budgets häufig nicht finanzierbar sind.

Stattdessen zahlen Sie nur dann für unseren Büroservice, wenn Sie die Arbeit unserer Sekretariatsmitarbeiter auch wirklich in Anspruch nehmen – die Abrechnung erfolgt im 3-Minuten-Takt.

Sie erhalten eine lokale Rufnummer unter der unser Telefonservice Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen entgegen nimmt – rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag. So geht keiner Ihrer Anrufe verloren. Denn permanente Erreichbarkeit ist heute einer der Kernfaktoren für wirtschaftlichen Erfolg.

Unsere geschulten Mitarbeiter nehmen Ihre Anrufe zudem ganz ohne Call-Center Charakter entgegen – damit Sie bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern stets einen rundum positiven und seriösen Eindruck hinterlassen.

Unsere geschulten Sekretariatsmitarbeiter bringen alle wichtigen Qualifikationen mit, die eine Top-Sekretärin haben sollte. Inter- oder multinational agierende Unternehmen gewinnen durch unsere mehrsprachigen Sekretariatsmitarbeiter. Unser Büroservice unterstützt Sie auf Wunsch in

• einer Reihe von administrativen und organisatorischen Aufgaben;
• bei der perfekten Büroorganisation;
• bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Meetings und Geschäftstreffen;
• oder er organisiert für Ihre Geschäftsessen oder Meetings ein Catering, bzw. einen Tisch in einem Restaurant.

Durch virtuelles Büro unternehmerisch gewinnen

Abgesehen von exklusiven Büroservices und einer Top-Sekretärin profitieren Sie mit einem virtuellen Büro in einem unserer CONTORA Office Center von einer Geschäftsadresse in prestigeträchtiger Top-Lage der businessfreundlichsten Städte Deutschlands: Etwa am Brandenburger Tor in Berlin, am Odeonsplatz in München oder im TaunusTurm inmitten des Frankfurter Bankenviertels.

Durch eine Geschäftsadresse in bester Lage können Sie Ihre Corporate Identity deutlich stärken und sich zudem Wettbewerbsvorteile gegenüber Ihren Mitbewerbern sichern. Dadurch kann ein Virtual Office Ihnen effektiv dabei helfen, Ihren geschäftlichen Erfolg zu maximieren. Die wichtigsten Vorteile die Sie sich mit einer virtuellen Geschäftsadresse verschaffen können, haben wir in unserem Beitrag
“Die Chancen und Risiken einer virtuellen Geschäftsadresse” ausführlich für Sie besprochen.

Zusätzlich stehen Ihnen in unseren Office Centern bei Bedarf jederzeit repräsentative Büros und Konferenzräume zur Verfügung. Mit einer exzellenten Vorbereitung, bei der unser Sekretariatsservice Sie gern unterstützt, in Kombination mit einem stilvoll eingerichteten Konferenzraum in prestigeträchtiger Lage wird Ihr nächstes Geschäftstreffen ganz bestimmt zum vollen Erfolg.

Fazit zur Top-Sekretärin und zum Top-Sekretär: 

Entgegen vieler Klischees übernimmt die Sekretärin wichtige Funktionen, die entscheidend zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen können: Darunter administrative Aufgaben, Terminkoordination, die Organisation von Meetings, Unterstützung in Ihrer Arbeit, Anrufentgegennahme, Annahme der Geschäftspost und vieles mehr.

Eine Top-Assistenz ist deshalb ein kompetentes und gut ausgebildetes Multitalent.

Mit einem virtuellen Büro in einem CONTORA Office Center haben Sie einen kompetenten Premium-Mitarbeiter an Ihrer Seite, wann immer Sie diesen benötigen. Außerdem profitieren Sie von einer der exklusivsten Geschäftsadressen Deutschlands.

Fragen Sie uns gern, wie wir auch Ihrem Unternehmen mit unserem Service zu mehr Erfolg verhelfen können.