Büroorganisation – So klappt es mit der Ordnung im Office

Der Schreibtisch versinkt im Chaos, bergeweise sammeln sich Papier- und Aktenstapel – dieses Bild dürfte vielen Menschen täglich im Büro begegnen. Und das, obwohl eine perfekte Büroorganisation für ein erfolgreiches Business absolut essentiell ist. Denn ein aufgeräumter Arbeitsplatz verbessert das Arbeitsklima, steigert die Produktivität und sogar die Karrierechancen. Wie Sie ganz einfach Ordnung im Office schaffen, lesen Sie hier.  

Die 3 besten Gründe für eine optimale Büroorganisation

Ordnung am Arbeitsplatz ist eine Grundvoraussetzung für konzentriertes und produktives Arbeiten. Für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens ist ein aufgeräumter und gut strukturierter Arbeitsplatz deshalb unabdingbar. Die drei wichtigsten Aspekte, die eine optimale Büroorganisation essentiell machen, haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Mit der optimalen Büroorganisation viel Zeit und Geld sparen:

Eine schlechte Büroorganisation entpuppt sich schnell als Zeit- und Geldfresser. Denn wer an einem unaufgeräumten Schreibtisch arbeitet, muss häufig nicht nur Stapel A auf Stapel B räumen, um selbst Platz zu finden. Immer wieder muss in dem ganzen Durcheinander auch nach einer wichtigen Notiz, den richtigen Unterlagen oder einfach einem Kuli gesucht werden.

Ein ähnliches Problem stellen unorganisierte Aktenschränke und schlechte Abheftungs-Systeme dar. Wer lange nach dem richtigen Dokument sucht, kommt nicht dazu, seinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen. All das kostet enorm viel Zeit im Büroalltag. Produktives und effizientes Arbeiten sieht anders aus.

Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts wird in schlecht organisierten Büros sogar knapp ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet: Und zwar allein durch das zeitaufwändige Suchen der richtigen Unterlagen und Arbeitsutensilien sowie durch schlecht aufeinander abgestimmte Arbeitsabläufe.

Angenommen, Ihre Mitarbeiter verschwenden jeden Arbeitstag etwa 15 Minuten mit der Suche nach den richtigen Dokumenten. Bei einem angenommenen Stundenlohn von 50 Euro summiert sich das innerhalb eines Arbeitsjahres schon bei einem einzigen Arbeitnehmer auf rund 2500 Euro. Geld, das in Ihrem Unternehmen deutlich sinnvoller investiert werden könnte.

Ein gut organisiertes Büro steigert die Produktivität und Konzentration:

Ein unorganisierter Arbeitsplatz hemmt die Produktivität Ihrer Mitarbeiter nicht allein durch zeitaufwändiges Suchen. Denn zusätzlich drohen in einem schlecht strukturierten Büro permanent weitere Ablenkungen – beispielsweise durch Post-Its, die auf dem Schreibtisch verstreut liegen und an andere Aufgaben erinnern, durch wiederholtes Telefonklingeln oder durch eintreffende E-Mails.

Selbst kurze Ablenkungen und Konzentrationspausen können jedoch fatal sein. Denn eine Studie der Michigan State University belegt: Schon durch eine Konzentrations-Unterbrechung von lediglich 4,4 Sekunden kann sich die Wahrscheinlichkeit verdreifachen, beim Fortführen der Arbeit Fehler zu begehen.

Außerdem dauert es nach jeder Arbeitsunterbrechung durchschnittlich etwa 20 Minuten, bis Sie wieder mit voller Konzentration in Ihre Arbeit hineingefunden haben. Ablenkungen sollten im Büro daher unbedingt minimiert werden. Denn so steigern Sie Ihre Konzentration, Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz.

Ein ordentliches Büro verbessert das Arbeitsklima und die Karrierechancen:

Laut einer Studie der Büromarktkette Staples kann sich ein unorganisiertes Büro negativ auf das Mitarbeiterklima sowie auf die eigenen Karrierechancen ausüben.

Vor allem in Großraumbüros wird es schnell zum Ärgernis, wenn Sie ständig im Chaos eines anderen Kollegen nach gemeinsam verwendeten Arbeitsutensilien oder Unterlagen suchen müssen. In Bezug auf Ihre Karriere spricht ein chaotischer Arbeitsplatz zudem nicht gerade für – sondern eher gegen – Ihre strukturierte Arbeitsweise. Ein aufgeräumtes Büro hat dagegen einen positiven Effekt: Es kann das Arbeitsklima und Ihre Karrierechancen deutlich verbessern.

8 Tipps für die Büroorganisation: So schaffen Sie Ordnung am Arbeitsplatz

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz zahlt sich für Sie in jedem Fall aus. Tatsächlich lässt sich die Produktivität im Büro mit der optimalen Büroorganisation um etwa ein Viertel steigern. Mit unseren Tipps gelingt es Ihnen ganz einfach, dauerhaft Ordnung im Büro zu schaffen.

Wie Sie Ihre Arbeit mit Hilfe einer optimalen Büroorganisation noch deutlich effizienter gestalten, haben wir für Sie in unserem Beitrag “7 Tipps für die Büroorganisation – so arbeiten Sie noch effizienter” besprochen.

1. Tipp: Schreibtischorganisation: Schreibtisch regelmäßig aufräumen

Räumen Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig auf und hinterlassen Sie ihn abends so ordentlich wie möglich. Denn wer sich morgens an einen aufgeräumten Schreibtisch setzt, fühlt sich auch mental “aufgeräumter” und hat den Kopf frei für den bevorstehenden Arbeitstag – anstatt gleich vom Chaos erschlagen zu werden.

Zudem vermeiden Sie so Ablenkungen durch herumliegende Gegenstände sowie zeitaufwändiges Suchen nach Unterlagen. Wer alles sofort parat hat, arbeitet deutlich effizienter.

Lassen Sie deshalb nur Utensilien auf Ihrem Schreibtisch liegen, die Sie regelmäßig benötigen. Alles andere kann in einer Schublade im Rollcontainer neben dem Schreibtisch griffbereit aufbewahrt werden. Selbiges gilt für Dokumente: Lassen Sie nur die Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch liegen, die Sie für Ihre aktuelle Aufgabe tatsächlich benötigen.

Das sollten Sie auch für Ihren virtuellen “Schreibtisch” beherzigen. Denn um produktiv arbeiten zu können, sollte auch der Desktop und das E-Mail-Postfach regelmäßig aufgeräumt werden. Im Idealfall ist der E-Mail-Posteingang jeden Abend ebenso leer wie der Schreibtisch.

2. Tipp: Übersichtliches und durchdachtes Ablagesystem schaffen

Dokumente, die Sie bereits bearbeitet haben oder längere Zeit nicht benötigen werden, haben auf Ihrem Schreibtisch nichts verloren. Um Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen, sollten diese stattdessen ordentlich in einem Ordnersystem abgeheftet werden. Selbiges gilt auch für digitale Dokumente, auch sie sollten in übersichtlichen EDV-Ordnern abgelegt werden, damit nichts verloren geht und jeder schnell die richtigen Unterlagen finden kann.

Achten Sie darauf, dass die Ordnerstruktur übersichtlich und selbsterklärend ist. So findet jeder Mitarbeiter schnell die richtigen Unterlagen. Auf diese Weise sparen nicht nur Sie viel Zeit. Auch Ihre Urlaubs- oder Krankheitsvertretung kann so gleich an die Arbeit gehen, ohne sich zunächst zeitaufwändig in das Akten-Chaos einarbeiten zu müssen.

3. Tipp: Das richtige Zeitmanagement

Zur perfekten Büroorganisation zählt auch das richtige Zeitmanagement. Denn Zeit ist bekanntlich Geld. Um Ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen, empfiehlt sich die Erstellung eines Zeitplans in Form eines Tages- oder Wochenplans. Ein solcher Zeitplan hilft Ihnen dabei, Ordnung und Struktur in Ihre Arbeitsabläufe zu bringen. Für das optimale Zeitmanagement gibt es verschiedene Modelle: Etwa die Eisenhower-Matrix oder eine To-Do-Liste, auf der Sie die eingeplante Zeit sowie die Priorität pro Aufgabe vermerken.

Denken Sie daran, Pufferzeiten einzuplanen für Dinge, die unvorhergesehen zusätzlich erledigt werden müssen, oder für Aufgaben, die etwas länger dauern als geplant. Auch wenn Ihnen das Zeitmanagement am Anfang schwer fallen mag, lernen Sie schnell, sehr genau einzuschätzen, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben benötigen.

Auch Pausen gehören zum Zeitmanagement. Denn sie dienen der Regeneration, nach der Pause starten Sie wieder deutlich konzentrations- und leistungsfähiger in die nächste Aufgabe. Außerdem können Sie die Pause für eine kleine “Belohnung” für Ihre Arbeit nutzen, die Ihre Motivation steigert – beispielsweise eine Tasse Kaffee zum Entspannen.

Tipp: Multitasking sollte bei der Arbeit unbedingt vermieden werden. Wer telefoniert und nebenbei eine E-Mail beantwortet, konzentriert sich auf keins von beidem richtig. Es ist zudem wenig sinnvoll, eine Aufgabe zu beginnen und sie dann für eine andere zu unterbrechen.

So dauert die Arbeit in der Regel länger, da Sie erst wieder in die unterbrochene Aufgabe hineinfinden müssen, anstatt Ihre Aufmerksamkeit zu fokussieren. Außerdem können so schnell Fehler entstehen. Erstellen Sie Ihren Zeitplan deshalb so, dass Sie jede Aufgabe nacheinander konzentriert erledigen können. Brauchen Sie Unterstützung, weil einfach zu viel Arbeit anfällt, ist eine Dienstleistung wie ein externer Telefon- oder Büroservice sinnvoll.

4. Tipp: Konkrete Ziele setzen

Wer sich konkrete Ziele setzt, arbeitet produktiver. Denn Ziele motivieren. Eine konkrete Zielsetzung darf bei der Büroorganisation daher nicht fehlen. Dabei kann es sich um kurzfristige Tages-, Wochen- oder Projektziele oder um langfristige Karriereziele handeln.

Setzen Sie sich Ihre Ziele so, dass Sie erreichbar sind. Wenn Sie ein langfristiges Ziel verfolgen, setzen Sie sich kurzfristige Zwischenziele. Denn jede erreichte Etappe motiviert Sie, weiterhin produktiv und effizient auf Ihr Endziel hinzuarbeiten.

Tipp: Setzen Sie es sich zum Ziel, Ihr Büro jeden Tag aufgeräumt zu verlassen. Haben Sie dieses Ziel verinnerlicht, steigern Sie ganz automatisch Ihre Motivation, stets Wert auf Ordnung im Büro zu legen.

5. Tipp: Unangenehme Aufgaben nicht aufschieben

Erledigen Sie unangenehme Aufgaben zuerst, anstatt sie lange aufzuschieben. Denn wenn Sie gleich zu Anfang die größte Herausforderung gemeistert haben, fällt Ihnen die restliche Arbeit umso leichter. Außerdem können Sie sich so effektiver auf Ihre Arbeit konzentrieren, anstatt die aufgeschobene Aufgabe weiterhin im Hinterkopf zu haben.

Das gilt auch für das Aufräumen des Büros. Überwinden Sie schlechte Gewohnheiten und schieben Sie auch diese Aufgabe nicht auf. Denn Sie persönlich profitieren am meisten von einem ordentlichen Schreibtisch und erleichtern sich Ihre Arbeit so ungemein.

6. Tipp: Ablenkung minimieren

Ablenkungen sind der größte Feind des effektiven Arbeitens. In einem ungeordneten Büro mit schlechter Büroorganisation wimmelt es jedoch nur so von potentiellen Ablenkungen. Ob auf dem Schreibtisch verstreute Zettel, Telefonklingeln, eintreffende E-Mails oder gar das private Handy mit Facebook-Nachrichten – minimieren Sie solche Ablenkungen, um konzentriert Ihrer Arbeit nachgehen zu können:

• Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und lassen Sie nur konkret benötigte Utensilien darauf zurück.
• Das private Handy und Social Media können Sie in der Pause nutzen.
• Setzen Sie sich feste Zeiten zu denen Sie Ihre E-Mails beantworten, anstatt immer wieder die Arbeit zu unterbrechen, um neu eingetroffene E-Mails zu lesen.
• Um wiederholtes Telefonklingeln, dass Sie immer wieder aus Ihrer Arbeit reißt zu verhindern, kann ein Telefonservice die optimale Lösung für Sie darstellen.

7. Tipp: Von den Büroservices eines Business Centers profitieren

Ein Full-Service Büro eines Office Centers kann Sie bei der Büroorganisation enorm unterstützen. Denn die wichtigste Rolle für eine optimale Büroorganisation spielt das Sekretariat, das eine ganze Reihe von administrativen Aufgaben übernimmt, wie:

• die Entgegennahme Ihrer Anrufe, Post oder E-Mails und die Organisation Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz:
• die Ordnung Ihrer Dokumente in einem sinnvollen Ablagesystem;
• oder Ihnen Unterstützung in der Vor- und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen, Vorstellungs- und Kundengesprächen bietet.

Ohne ein gutes Sekretariat kann eine Firma schnell in Chaos und Unordnung versinken. Wenn Sie über kein eigenes Sekretariat verfügen, weil sich Ihr Start Up noch in der Gründungsphase befindet, oder Sie als Freiberufler primär vom Home Office aus agieren, kann ein Sekretariatsservice die optimale Lösung für Sie darstellen. Aber auch für jedes andere Unternehmen kann ein solcher Service eine ideale Alternative sein, um dauerhafte Personalkosten zu senken. Denn Sie zahlen immer nur für genau die Zeit, in der Sie unsere hochwertigen Büroservices auch wirklich in Anspruch nehmen.

Zusätzlich können Sie von einem professionellen Telefonservice profitieren. Denn damit sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr erreichbar – unser geschultes Personal bietet Ihnen zudem eine mehrsprachige Anrufannahme. Sie können konzentriert Ihrer Arbeit nachgehen, ohne wiederholt von Telefonaten unterbrochen zu werden und verpassen dennoch keinen Anruf.

8. Tipp: Mit einem rundum ordentlichen Arbeitsplatz überzeugen

Auch bei Kunden-, Vorstellungs- oder Investorengesprächen überzeugen Sie mit einem ordentlichen Büro. Denn ein aufgeräumter Schreibtisch und ein gut vorbereitetes Meeting sprechen klar für Ihr Unternehmen und wirken rundum professionell. Ein chaotisches Büro dagegen hinterlässt einen höchst unprofessionellen Eindruck.

Zusätzlich können Sie einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen, indem Sie Ihre Treffen mit Geschäftspartnern oder Bewerbern an besonderen Orten abhalten: In den zentralen Top-Lagen und prestigeträchtigen Geschäftsadressen der beliebtesten Wirtschaftsstandorte Deutschlands – Berlin, München, Frankfurt am Main, Hamburg oder Düsseldorf. Dazu können Sie jederzeit flexibel ein Teambüro, ein Chefbüro oder einen Besprechungsraum in einem unserer CONTORA Office Center mieten.

Tipp: Auch wenn es im eigenen Büro doch einmal nicht ganz mit der Ordnung geklappt hat, bietet ein exklusiv ausgestattetes Tagesbüro, Chefbüro oder ein Besprechungsraum in einem unserer Office Center eine optimale Alternative für jegliche Art von Meetings.

Fazit zur perfekten Büroorganisation

Eine perfekte Büroorganisation zahlt sich für Ihr Business aus. Denn Sie sparen viel Zeit und Geld, steigern Ihre Konzentration und Produktivität und verbessern das Arbeitsklima sowie die Karrierechancen.

Zu den wichtigsten Tipps um Ordnung im Büro zu schaffen zählen die Schreibtischorganisation, ein übersichtliches Ablagesystem und das Zeitmanagement. Ein Full-Service Büro in einem Office Center bei CONTORA Office Solutions kann Sie durch unseren professionellen Sekretariatsservice und Telefonservice optimal dabei unterstützen, Ordnung in Ihrem Büro dauerhaft umzusetzen. Bei Fragen helfen wir Ihnen gern.