Mietvertrag für Ihr Büro: 10 Punkte, mit denen Sie Geld sparen

Die Suche hat sich gelohnt – Sie haben für Ihr Unternehmen endlich das passende Büro gefunden. Die Lage stimmt, die Infrastruktur auch. Jetzt steht der Mietvertrag an – aber Vorsicht, hier können versteckte Kosten lauern. Wir erklären, was beim Gewerbemietvertrag zu beachten ist und bei welchen 10 Punkten Sie bei der Büromiete Geld sparen können. 

Bei der Wahl der geeigneten Bürofläche kommt es auf zahlreiche Faktoren an: Vor allem zählt der beste Standort – denn eine Top-Lage Ihres Büros kann entscheidend zu Ihrem wirtschaftlichen Erfolg beitragen.

In Zeiten knapper Büroflächen gestaltet sich die Suche nach einem freien Büroraum am Wunschstandort manchmal jedoch langwierig. Und dann lässt man sich unter Druck auf Klauseln im Mietvertrag ein, die zu hohen Kosten führen. Das muss nicht sein!

Ist das perfekte Büro gefunden, sollten auch die Mietkosten stimmen. Denn zu hohe Bürokosten sind ein enormes wirtschaftliches Risiko für jedes Business und daher unbedingt zu vermeiden.

Wir verraten Ihnen 10 Stellschrauben an denen sich beim Mietvertrag für das Büro drehen lässt, damit Sie nicht in die Kostenfalle tappen. Das gesparte Kapital können Sie dann deutlich sinnvoller in Ihr Unternehmen investieren. Wir erklären auch, wie ein Office Center Ihnen dabei helfen kann, die Kosten für die Büromiete zu minimieren.

Ihr 10-Punkte-Plan: So senken Sie die Kosten für Ihr Büro

1. Schritt: Zu hohe Mietkosten für die Büroräume vermeiden durch Abgleich mit dem Gewerbemietspiegel

Im frei finanzierten Wohnungsbau gibt der Mietspiegel nach §558 des BGB eine verlässliche Auskunft über die ortsübliche Vergleichsmiete und entscheidet über die Zulässigkeit von Mieterhöhungen.

Gewerbemieten hingegen sind in Deutschland zwischen Vermieter und Mieter frei verhandelbar. Es gibt keinen Gewerbemietspiegel, der gesetzlich festgelegt und rechtlich verbindlich ist.

Vor allem in den beliebten Innenstadtlagen und an den renommierten Geschäftsadressen der der deutschen Wirtschaftsmetropolen – wie Berlin, München, Frankfurt am Main, Hamburg oder Düsseldorf – sind die Gewerbemieten vergleichsweise hoch. Hier liegt die Nettokaltmiete bei 30 bis 40 Euro pro Quadratmeter. Hinzu kommt, dass freie Büroflächen dort zunehmend Mangelware werden – in der Folge steigen die Spitzenmieten weiter an.

Um nicht in die Mietkostenfalle zu tappen, sollten Sie daher – bevor Sie den Mietvertrag für Ihr Büro unterzeichnen – unbedingt zunächst einen Blick auf den Gewerbemietspiegel werfen. Denn auch wenn dieser nicht rechtlich verbindlich ist, kann er Ihnen dennoch als wichtige Orientierungshilfe dienen, ob der verlangte Mietpreis im Rahmen der in der jeweiligen Stadt üblichen Mieten liegt oder diese deutlich übersteigt.

Solche Orientierungsrahmen für Gewerbemieten werden von der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie von manchen Städten oder Immobilienmaklern bereitgestellt.

Tipp: Um die Kosten für die Gewerbemiete dauerhaft zu minimieren und dennoch über ein Büro an Deutschlands Top-Geschäftsadressen zu verfügen, kann ein Büro auf Zeit, auch mobiles Büro genannt, in einem Office Center die optimale Lösung für Sie sein.

Denn mit der modernen Bürolösung fallen deutlich geringere Kosten an, als bei konventioneller Büroanmietung. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag “Büro auf Zeit: Sparen Sie sich hohe Gewerbemieten – 3 Tipps”.

2. Schritt: Mietkosten sind nicht gleich Gesamtkosten für die Büromiete

Die reinen Mietkosten machen nur etwa 60 Prozent der Kosten für die Büroräume aus. Denn bei der Anmietung einer Bürofläche fallen noch diverse weitere Ausgaben an, die Sie in Ihrer Finanzplanung unbedingt berücksichtigen müssen, beispielsweise Kosten für Stellplätze oder Garagen.  

Auch hier lohnt sich ein genauer Blick auf den Gewerbemietvertrag, um Kosten zu sparen. Wir verraten Ihnen die Aspekte, die das meiste Einsparungspotential bieten.

3. Schritt: Hohe Maklerprovision vermeiden

Achten Sie vor der Unterzeichnung des Mietvertrages auf die Höhe der Maklerprovision, da Sie diese als zusätzliche Kosten mit einkalkulieren müssen. In der Regel müssen Sie bei der Neuanmietung einer Bürofläche eine Maklercourtage entrichten – die Höhe kann jedoch je nach Vermieter deutlich variieren.

Diese zusätzlichen Kosten lassen sich jedoch auch ganz einfach einsparen. Denn nutzen Sie ein Büro in einem CONTORA Office Center, entfällt die Maklerprovision für Sie grundsätzlich.

4. Schritt: Nebenkostenpauschale beachten

Als Mieter tragen Sie für Ihr Büro die Nebenkosten für beispielsweise Strom, Wasser und die Reinigung des Büroraumes. Die Nebenkostenabrechnung kann im gewerblichen Bereich auf unterschiedliche Weise erfolgen: Üblich sind entweder eine Abrechnung pro Quadratmeter Bürofläche oder ein Pauschalpreis. Grundsätzlich dürfen nur im Vertrag explizit genannte Nebenkosten auf Sie als Mieter umgelegt werden.

Dennoch sollten Sie sich nicht von sehr niedrig kalkulierten Nebenkosten blenden lassen. Denn der Vermieter ist nicht verpflichtet, im Vorhinein die Nebenkosten kostendeckend zu kalkulieren – im Zweifelsfall zahlen Sie also später nach. Seien Sie deshalb bei scheinbar sehr niedrigen Nebenkosten skeptisch und lassen Sie sich zu Ihrer Absicherung wenn möglich die letzten Nebenkostenabrechnungen Ihres Vormieters zeigen.

Häufig legt der Vermieter zudem die Reinigungsfirma und den Stromanbieter fest, sodass Sie wenig aktiven Einfluss auf die Höhe der Nebenkosten haben. Bei Nebenkostenpauschalen kann es auch sein, dass die Konditionen für Sie günstiger werden, wenn Sie sich mit dem Mietvertrag langfristig an den Vermieter binden.

Tipp: Wenn Sie ein Büro im Office Center nutzen, zahlen Sie einen festen Mietpreis für Ihren Büroraum. Es kommen keinerlei zusätzliche Ausgaben für Nebenkosten auf Sie zu. Denn die Kosten für Strom, Gas, Wasser und die Büroreinigung sind bereits in der monatlichen Servicepauschale enthalten.

Sie müssen sich nicht gleich über mehrere Jahre auf Ihren Büroraum festlegen, um günstigere Konditionen zu erhalten – denn flexible Mietverträge sind ein weiterer Punkt, durch den Sie Geld sparen können.

5. Schritt: Mit flexiblen, statt langfristigen Mietverträgen enorme Kostenersparnisse erzielen

Bei Mietverträgen für Gewerbe- oder Büroflächen handelt es sich in der Regel um Zeitmietverträge. Das heißt, der Vertrag wird gleich über mehrere Jahre geschlossen. Anders als bei einer Wohnung kann das Mietverhältnis bei einer Bürofläche deshalb nicht relativ kurzfristig aufgelöst werden.

Allerdings hat sich in der modernen Arbeitswelt längst ein Wandel hin zu mehr Flexibilität und Mobilität vollzogen. Entsprechend sind langfristige Mietverträge heute kaum noch zeitgemäß und für viele Unternehmen nicht mehr sinnvoll. Es gilt, zeitlich flexibel zu bleiben, denn so bleiben Sie auch finanziell und räumlich agil.

Vor allem Start Ups kurz nach der Firmengründung oder Freiberufler können häufig nicht langfristig absehen, wie sich das Business wirtschaftlich entwickeln wird. Da ist es keinesfalls sinnvoll, sich langfristig auf hohe monatliche Fixkosten für die Büromiete festzulegen. Denn diese Fixkosten bedeuten immer auch ein wirtschaftliches Risiko, das Sie mit kurzfristigen Mietverträgen minimieren können.

Außerdem ist es oft notwendig, sich nicht langfristig auf einen Bürostandort festzulegen, sondern standortunabhängig zu bleiben. Nur so können Sie mit Ihrer Firma immer genau dort am Markt vertreten sein, wo es aus unternehmerischer Sicht gerade am wichtigsten ist.

Wie Ihnen ein Büro im Business Center dabei helfen kann, flexibel zu bleiben, haben wir in unserem Beitrag “Darum lohnt sich ein mobiles Büro: 12 unschlagbare Gründe” ausführlich für Sie besprochen.

Mit flexiblen Mietverträgen können Sie gegenüber langfristigen Verträgen eine enorme Kostenersparnis erzielen. Einmal angenommen, Sie arbeiten pro Woche nur einzelne Stunden in Ihrem Büro, weil Sie ansonsten vom Home Office aus agieren oder geschäftlich außerhalb des Büros unterwegs sind. Mit einem Büro in bester Lage zahlen Sie dann hohe vier- bis fünfstellige Mieten völlig umsonst – für einen leerstehenden Raum.

Mit einem Büro in einem CONTORA Office Center arbeiten Sie ebenfalls in den zentralen Top-Lagen und an den prestigeträchtigsten Geschäftsadressen – beispielsweise am Brandenburger Tor in Berlin, im TaunusTurm in Frankfurt/M., oder im Palais an der Oper in München. Allerdings sparen Sie sich feste, hohe Mietkosten. Denn einen solchen Büroraum mieten Sie als Büro auf Zeit frei nach Ihrem Bedarf für Stunden, Tage, Wochen oder längerfristig. Sie zahlen immer nur für genau die Zeit, in der Sie das Büro auch wirklich nutzen.

6. Schritt: Beteiligung an Instandhaltungs- und Erneuerungskosten beachten

Im Mietvertrag wird festgelegt, in welcher Höhe Sie als Mieter eines Büros dazu verpflichtet werden, sich an Instandhaltungs- und Erneuerungskosten zum Beispiel für die Gebäudetechnik oder Gemeinschaftsflächen zu beteiligen.

Üblich ist, dass bis zu etwa acht bis zehn Prozent der Jahresnettomiete auf Sie umgelegt werden können. Die tatsächliche Höhe der Kosten die in einem solchen Fall für Sie entstehen, hängen also stark von Ihren jährlichen Mietkosten ab.

Tipp: Wie schon bei den Nebenkosten gilt auch hier: Wenn Sie ein Büro im CONTORA Office Center nutzen, sparen Sie anfallende Instandhaltungskosten. Denn Kosten für die Instandhaltung und Erneuerung wälzen wir in keinem Fall auf Sie als Mieter ab.

Sie gehen dadurch zudem keinerlei Risiko ein, dass Ihnen zum Beispiel durch hohe Reparaturkosten zusätzliche Ausgaben entstehen können. Stattdessen haben Sie stets finanzielle Sicherheit, denn Sie zahlen immer nur die Miete für Ihren Büroraum.

7. Schritt: Vorhandene Büroausstattung beachten, um Vorinvestitionen zu minimieren

Achten Sie beim Mietvertrag darauf, welche Büroausstattung vorhanden ist.

• Mieten Sie einen leeren Raum?
• Oder sind die Büromöbel im Mietvertrag mit inbegriffen?
• Welche Bürotechnik ist bereits vorhanden?
• Sind beispielsweise Telefonanschluss, Internet und Drucker gegeben, oder müssen Sie alles selbst anschaffen?

Es gilt: Je mehr Büroausstattung bereits vorhanden, desto mehr sparen Sie.

In unseren Office Centern erwarten Sie stilvoll eingerichtete Einzel-, Chef- und Teambüros inklusive hochwertiger Büromöbel und Bürotechnik: Vom ergonomischen Bürostuhl über den großzügigen Schreibtisch bis zum schnellen Internet, Telefon und Drucker. Sie müssen also keinerlei Vorinvestitionen mehr für die Büroeinrichtung leisten – sondern können sofort mit der Arbeit beginnen.

8. Schritt: Werden zusätzliche Kosten für Büroservices veranschlagt?

Achten Sie darauf, ob im Mietvertrag für Ihr Büro zusätzliche Kosten für Büroservices, zum Beispiel für einen allgemeinen Empfang oder einen Pförtnerdienst veranschlagt werden.

Denn auch hier können Sie Geld sparen. Falls zusätzliche Büroservices wie beispielsweise ein Telefonservice von Ihrem Vermieter angeboten werden, sollten Sie zudem darauf achten, dass diese so flexibel wie möglich nutzbar sind. Denn nur so holen Sie das Beste für sich raus.

In den CONTORA Office Center profitieren Sie von hochwertigen Büroservices: Unser freundlicher Concierge Service nimmt Ihre Gäste für Sie in Empfang und auf Wunsch beantwortet unser Telefonservice Ihre Anrufe, und unser Sekretariatsservice kümmert sich um Ihre gesamte Bürokommunikation inklusive Postannahme oder unterstützt Sie bei der Vorbereitung Ihrer Meetings.

Dank fairer Abrechnung im 3-Minuten-Takt zahlen Sie immer nur dann, wenn Sie den Service auch wirklich in Anspruch nehmen.

Tipp: Wenn Sie flexibel bei Bedarf unseren Büroservice in Anspruch nehmen, können Sie zudem dauerhafte Kosten für festangestellte Sekretariatsmitarbeiter sparen.

9. Schritt: Können Sie eine bestehende Büroinfrastruktur nutzen?

Wenn in Ihrem Mietvertrag vereinbart wird, dass Sie eine bestehende Büroinfrastruktur nutzen können, hat das für Sie ebenfalls enorme finanzielle Vorteile. Denn auch an diesem Punkt sparen Sie deutliche Investitionskosten.

In unseren Office Centern nutzen Sie eine Gemeinschaftsfläche, die allen Mietern zur Verfügung steht: Von Garderobe und Technik bis zu stilvollen Lounges, eleganten Coffee-Zones – damit Ihre Mitarbeiter und Sie bei Meetings mit Geschäftspartnern von besten Kaffeegenuss profitieren – bis hin zu den Weinkühlschränken. So sparen Sie die Kosten für eine Küche inklusive guter Kaffeemaschine, für technische Geräte wie Drucker und Kopierer uvm.

10. Schritt: Stehen bei Bedarf Besprechungsräume zur Verfügung?

Auch beim Besprechungsraum lässt sich Geld sparen. Nur wenige Unternehmen nutzen einen solchen Raum so häufig, dass es sich lohnt, ihn dauerhaft zum eigenen Büro hinzu zu mieten.

Sie profitieren finanziell also enorm davon, wenn Sie einen Meetingraum innerhalb Ihres Bürogebäudes bei Bedarf nutzen können – und auch nur so bezahlen müssen. Achten Sie also darauf, dass im Mietvertrag kein Pauschalpreis für die Nutzung des Besprechungsraumes vereinbart wird. Denn damit stellen Sie sich schlechter, als wenn Sie nur dann für den Raum zahlen, wenn Sie diesen auch tatsächlich nutzen.

In den CONTORA Office Centern stehen Ihnen jederzeit repräsentative und mit modernster Technik ausgestattete Konferenzräume zur Verfügung, die Sie flexibel bei Bedarf zu Ihrem Büro hinzubuchen können – zum Beispiel für größere Meetings, Seminare oder Videokonferenzen.

Fazit zum Mietvertrag für Ihr Büro und den 10 Punkten, an denen Sie sparen können

Beim Gewerbemietvertrag für das Büro gibt es deutliches Einsparungspotential. Die Büromiete macht nur etwas mehr als die Hälfte der Gesamtkosten für das Büro aus. Achten Sie also vor Unterzeichnung des Mietvertrags unbedingt darauf, dass Sie keine vermeidbaren Ausgaben in die Büromiete investieren.

Mit einem Büro im Office Center entfallen eine ganze Reihe von Kosten, die Sie sonst unter Umständen per Mietvertrag extra zahlen – zum Beispiel Nebenkosten und Instandhaltungskosten, zusätzliche Fixkosten für Büroservices oder Besprechungsräume sowie hohe Investitionskosten für die gesamte Büroinfrastruktur. Das dort gesparte Kapital können Sie deutlich sinnvoller in Ihr Unternehmens investieren. Gerne beraten wir Sie, wie auch Sie Kosten bei Ihrer Büroanmietung sparen können.