Die fortschreitende Digitalisierung umfasst nicht nur die gesamte Wirtschaftswelt. Auch in der Rechtswelt gewinnen digitale Arbeitsabläufe zunehmend an Bedeutung – Legal Tech, digitaler Anwalt und digitale Kanzlei sind hier zentrale Schlagworte. Erfahren Sie, wie die modernen Bürolösungen eines Office Centers Sie bei der digitalen Transformation unterstützen und so den Übergang zur digitalen Kanzlei erleichtern können.
Die Digitalisierung – auch als digitale Transformation oder digitale Revolution bezeichnet – umfasst alle gesellschaftlichen Bereiche und prägt gleichermaßen die Wirtschafts- wie auch die Rechtswelt. Durch die fortschreitende Digitalisierung ist die Rechtsbranche einem tiefgreifenden Wandel zum digitalen Anwalt und zur digitalen Kanzlei inbegriffen. Ob Einzelanwalt oder Großkanzlei – langfristig ist die Digitalisierung in Kanzleien unabdingbar, um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Ein zentrales Buzzword im Diskurs über die Zukunft der Rechtswelt ist ‘Legal Technology’, häufig als ‘Legal Tech’ abgekürzt. Der Begriff setzt sich aus ‘legal services’ und ‘technology’ zusammen und meint die Digitalisierung und Automatisierung der juristischen Tätigkeit. Vielfach spielt Legal Tech heute bereits eine Rolle in der Juristenausbildung, etwa durch entsprechende Wahlpflichtveranstaltungen an Universitäten.
Durch Legal Tech lassen sich rechtliche Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren. Manuelle Abläufe werden dabei durch digitale Prozesse unterstützt oder vollständig ersetzt. Die Umsetzung von Legal Tech erfolgt in der Regel durch Softwarelösungen oder Online-Dienste. Den Grundbaustein einer digitalen Kanzlei bildet häufig eine Kanzleisoftware. Entweder in eine ebensolche integriert oder als separate Tools umfasst Legal Technology unter anderem Anwendungen wie:
Die Einsatzbereiche von Legal Tech in der digitalen Kanzlei reichen vom Kanzleimanagement, über die Mandantenakquise und Mandantenkommunikation bis zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Einige Regelungen zum Einsatz von Legal Tech finden sich im Legal Tech-Gesetz, das 2021 in Kraft getreten ist.
Im Kanzleimanagement eignet sich Legal Tech insbesondere für standardisierte Prozesse: Täglich anfallende Routinetätigkeiten werden digitalisiert und nach Möglichkeit automatisiert. Dazu zählen beispielsweise die Verwaltung von Mandantenakten, die Erstellung von Verträgen und weiteren Rechtsdokumenten, oder die Fristenkontrolle. Zudem kommt Legal Tech in der Kanzleiorganisation zum Einsatz – von der Terminkoordination, über die Zeiterfassung, bis zur Abrechnung und Buchhaltung.
Auch in der Mandantenakquise wird Legal Tech angewandt, um die Sichtbarkeit Ihrer Kanzlei zu erhöhen und potentielle Mandant:innen auf sich aufmerksam zu machen. Beispiele sind digitale Marketingmaßnahmen, eine Online-Präsenz Ihrer Kanzlei in Form Ihrer Webseite oder eines Social-Media-Accounts, oder die Vermittlung Ihrer Rechtsdienstleistungen über eine Online-Plattform. Ihre Online-Präsenz oder Social-Media-Präsenz können Sie zudem nutzen, um sich etwa durch Blogposts als Expert:in in Ihrem Fachgebiet zu positionieren.
Auch die Einbindung eines Kontaktformulars auf Ihrer Webseite, über das potentielle Mandant:innen bequem online einen Termin zur Erstberatung buchen oder ihre Kontaktdaten für einen Rückruf hinterlassen können, vereinfacht den Zugang zu Ihrer Kanzlei. Das auf diese Weise generierte Neugeschäft lässt sich mit Hilfe einer Kanzleisoftware effizient abarbeiten.
In der Mandantenkommunikation ist die Digitalisierung der Kanzlei ebenfalls relevant. Online-Meetings zählen inzwischen auch in der Rechtswelt zu den zentralen Kommunikationsmitteln. Mit Hilfe von Legal Tech-Tools oder digitalen Plattformen können Sie Dokumente sicher hochladen und mit Ihrer Mandantschaft teilen. Durch spezielle Apps ist eine vertrauliche Kommunikation mit Ihren Mandant:innen auch mobil möglich. Eine weitere Möglichkeit ist das Outsourcen der Telefonannahme an einen externen Dienstleister, um eine permanente Erreichbarkeit zu gewährleisten.
Im Zuge der Digitalisierung der Rechtswelt entstehen neue Geschäftsmodelle. Ein Beispiel sind Online-Portale, die die Rechtsberatung in Fällen, die hundertfach in nahezu identischer Weise vorkommen, fast vollständig automatisiert haben – von der Datenaufnahme bis zum Antrag auf Schadensersatz. Hier ist etwa an Bußgeldbescheide oder die Durchsetzung von Fluggastrechten zu denken. Rechtsanwält:innen kommen nur noch im Ausnahmefall zum Einsatz, wenn der Fall vor Gericht landet.
Immer mehr Anwaltskanzleien bieten zudem Beratungspakete zum Festpreis an oder stellen auf Ihrer Webseite digitale Vertragsgeneratoren zur Verfügung. So können Sie potentiell auch Menschen erreichen, die andernfalls gar keine Rechtsberatung in Anspruch genommen hätten.
Die Digitalisierung hat einen enormen Einfluss auf unsere Arbeitsweisen und Kommunikationsformen. Dadurch verändert sie schon heute das Berufsbild von Jurist:innen. Im Gerichtswesen und der Rechtsbranche geht die Digitalisierung teils schleppend voran – aktuell sind noch immer viele Unterlagen auf Papier. Das sollte Sie jedoch keinesfalls davon abhalten, bereits heute mit Maßnahmen zur Digitalisierung der eigenen Kanzlei zu beginnen. Denn richtig umgesetzt bietet die digitale Transformation enorme Chancen für Kanzleien. Zudem fordern Mandant:innen den Einsatz von Legal Tech zunehmend aktiv ein.
Videokonferenzen zählen bereits zu den zentralen Kommunikationsmitteln im Kanzleialltag. Aktuell gewinnen die Themen Künstliche Intelligenz (KI) bzw. Artificial Intelligence (AI), Big Data sowie Blockchain-Technologie und Smart Contracts zunehmend an Bedeutung. Insbesondere die KI hat das Potential, die juristische Arbeit grundlegend zu transformieren.
Legal Tech und die Digitalisierung von Kanzleien bieten das Potential einer deutlichen Effizienz- und Qualitätssteigerung durch die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Automatisierung von Standardprozessen. Indem standardisierte Dienstleistungen wie die Testamentserstellung oder Dokumentenanalyse durch Legal Tech automatisiert werden, bleibt Jurist:innen mehr Zeit, um sich auf die individuelle Rechtsberatung zu fokussieren. So kann die Mandantenzufriedenheit gesteigert werden.
Durch die Digitalisierung wird zudem räumlich unabhängiges Arbeiten möglich. Davon profitieren Sie enorm, wenn Sie Mandanten in ganz Deutschland oder international vertreten. Eine Kanzleisoftware verknüpft Dokumente, Mandanten, Termine und Fristen. Indem Sie ein cloudbasiertes System nutzen, haben Sie von überall aus Zugriff. Digitale Akten sind im Vergleich zu physischen Akten zudem deutlich einfacher zu durchsuchen und zu sortieren – so finden Sie in kürzester Zeit genau die Daten, die Sie benötigen, ohne zeitintensiv danach suchen zu müssen.
Die Digitalisierung erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei, da alle Beschäftigten jederzeit Zugriff auf die digitalen Dokumente haben. Auch die interne Kommunikation und die Kundenkommunikation können durch digitale Tools effizienter gestaltet werden – E-Mails und Unterlagen können etwa direkt aus der Kanzleisoftware heraus verschickt werden.
Die Digitalisierung der Rechtsbranche soll zudem dazu beitragen, dass Gerichtsverfahren in Zukunft schneller und effizienter werden.
Nichtsdestotrotz stellt die zunehmende Digitalisierung Kanzleien auch vor neue Herausforderungen. Die erfolgreiche Implementierung von digitalen Strukturen ist mit teils hohen Kosten und Zeitinvestitionen verbunden. Zudem hat die Digitalisierung durch die Effizienzsteigerung Einfluss auf das Preismodell der Rechtsbranche und die “Billable Hours” – hier sind in Zukunft neue Modelle gefragt.
Die digitale Transformation sollte stets individuell auf Ihre Kanzlei abgestimmt werden. Wir haben Ihnen vier Tipps zur erfolgreichen Umsetzung zusammengefasst:
Die passende Kanzleisoftware bildet den Grundbaustein der digitalen Kanzlei. Sie kann den Digitalisierungsprozess unterstützen und beschleunigen. Physische Mandantenakten und Unterlagen müssen durch Scanprozesse digitalisiert werden.
Die digitale Transformation ist stets mit neuen Arbeitsroutinen sowie einem Mindset- und Kulturwandel verbunden. Sie ist daher Teamwork – die Einführung von digitalen Strukturen in Ihrer Kanzlei kann nur dann erfolgreich sein, wenn auch Ihre Mitarbeitenden hinter den Maßnahmen stehen. Deshalb sollten Sie Ihre Mitarbeitenden und deren Wünsche in jeden Schritt aktiv miteinbeziehen und sie so vom Mehrwert der digitalen Transformation überzeugen.
Bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei sollten Sie auch die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Mandant:innen von Anfang an berücksichtigen. Diese lassen sich am besten durch Befragungen der Mandantschaft herausfinden.
Ein Anwaltsbüro in einem CONTORA Office Solutions Center kann Ihnen nicht nur helfen, sich die Vorteile eines Kanzleisitzes in bester Lage sowie beste Voraussetzungen für den Aufbau eines professionellen Netzwerks zu sichern. Sie profitieren außerdem von einer modernen Büroinfrastruktur, mit der Sie in der digitalen Transformation optimal aufgestellt sind und die Ihnen den Übergang zur digitalen Kanzlei erleichtern kann.
Mit der Digitalisierung gewinnen Videokonferenzen zunehmend an Bedeutung. Spätestens seit der Corona-Pandemie haben sich Online-Meetings als Arbeits- und Kommunikationsform nicht nur fest in Unternehmensstrukturen integriert, sondern auch in Kanzleistrukturen. Der zentrale Vorteil von virtuellen Mandantengesprächen besteht darin, dass Sie auf Geschäftsreisen verzichten und so Kosten und Zeit sparen können.
Studien zufolge sind Videokonferenzen häufig deutlich effektiver als Telefonate oder E-Mail-Kommunikation. Durch die visuelle Echtzeitkommunikation begegnen Sie Ihren Mandant:innen in einem Online-Meeting auf einer authentischen Konferenzebene. Eine professionelle Videokonferenz ist daher die perfekte Alternative zu Mandantengesprächen vor Ort.
Nichtsdestotrotz haben Videokonferenzen auch Ihre Tücken, die Sie unbedingt kennen sollten – denn ein rundum seriöser und kompetenter Auftritt ist für Sie als Jurist:in essentiell. In unserem Beitrag “Professionelle Videokonferenzen: 12 Tipps für Ihre Online-Meetings” erklären wir anhand einer Checkliste, worauf es für einen rundum professionellen Eindruck ankommt.
Ein hochwertiges Videokonferenzsystem und ein seriöses Arbeitsumfeld spielen eine ganz wesentliche Rolle für einen rundum positiven Eindruck, mit dem Sie Ihre fachliche Kompetenz unterstreichen und Mandant:innen nachhaltig überzeugen können. Videokonferenzen per Zoom & Co. aus dem wenig repräsentativen Home Office sollten Sie daher unbedingt vermeiden.
Wenn Sie nicht regelmäßig Videokonferenzen durchführen, ist es aus finanzieller Sicht jedoch wenig sinnvoll, ein teures Videokonferenzsystem für Ihre Kanzlei dauerhaft anzuschaffen. Dann kann vielmehr ein Videokonferenzraum im Office Center die perfekte Lösung sein, um mit Ihrer Kanzlei im digitalen Wandel optimal aufgestellt zu sein.
In den CONTORA Office Solutions Centern finden Sie für jeden Anlass den passenden Meetingraum – von stilvollen Besprechungsräumen für Ihre Mandantengespräche vor Ort bis zu speziell ausgestatteten Videokonferenzräumen für einen rundum seriösen Auftritt und Top-Qualität bei Ihren virtuellen Meetings.
Sie empfangen Ihre Gäste in unseren Premium-Office Centern in einem rundum professionellen Arbeitsumfeld, das mit hochwertiger Einrichtung sowie modernster Technik überzeugt und beste Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten bietet. Eine erstklassige Schallisolierung garantiert die nötige Diskretion für vertrauliche Mandantengespräche oder Due-Diligence-Prüfungen. Ob vor Ort oder virtuell, präsentieren Sie Ihre Kanzlei so stets im besten Licht.
In unseren Videokonferenzräumen ist die Kameraausrichtung individuell auf den Raum abgestimmt. Individuelle Beleuchtungskonzepte sorgen für perfekte Lichtverhältnisse beim Online-Meeting. Eine hervorragende Raumakustik sowie Schallisolierung inklusive Echo-Cancelling-Funktion garantieren beste Tonqualität. Und auf Wunsch steht Ihnen jederzeit ein Smartboard für Ihre Präsentationen zur Verfügung.
Für Ihre professionellen Online-Meetings stellen wir Ihnen ein hochwertiges Videokonferenzsystem mit Übertragung in bester Full-HD- oder 4K-Qualität via Zoom, Google oder Teams zur Verfügung. So überzeugen Sie in Ihren Mandantengesprächen mit bester Bild- und Tonqualität. Hochmoderne und zuverlässige Technik garantieren einen reibungslosen Ablauf – auch bei der Übertragung von Präsentationen.
Highspeed-Internet dank Glasfaser und eine konstante Datenleistung durch eine Internetstandleitung mit synchroner Datenübertragung verhindern, dass Ihr Bild während der Übertragung “einfriert” oder der Ton stockt – denn beides ist nicht nur höchst unseriös, sondern stört auch die Konzentration.
In den CONTORA Office Solutions Centern mieten Sie Ihr Büro als Büro auf Zeit, auch als mobiles Büro bekannt, frei nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden, Tage oder längerfristig. Sie müssen sich nicht auf langfristige Mietverträge festlegen und zahlen dank dem Pay-per-Use Prinzip immer nur für genau die Zeit, in der Sie Ihr Anwaltsbüro auch wirklich nutzen. So agieren Sie absolut kosteneffizient.
Für vielbeschäftigte Jurist:innen bietet ein Pay-per-Use Büro ein enormes Einsparungspotential. Denn Sie sind häufig außerhalb tätig – etwa, weil Sie vor Gericht sind, Mandantengespräche führen oder administrative Tätigkeiten im Home Office erledigen. Die Digitalisierung Ihrer Kanzlei eröffnet hier weitere Möglichkeiten – denn sie ermöglicht es Ihnen, von überall aus zu arbeiten und Mandant:innen zu betreuen. Indem Sie ein cloudbasiertes System nutzen, haben Sie von überall aus Zugriff auf Ihre vollständigen Unterlagen und Mandantenakten. Langfristig ermöglicht die digitale Transformation den Schritt zur papierlosen Kanzlei.
Ein Büro im Office Center kann für Sie die perfekte Ergänzung zu Ihrer digitalen Kanzlei sein. Anstatt dauerhaft eine teure Bürofläche für Ihre Kanzlei zu mieten, buchen Sie einfach ein Büro oder einen Konferenzraum, wann immer Sie vor Ort im Office Center arbeiten möchten. Als repräsentatives Anwaltsbüro empfehlen wir Ihnen ein Chefbüro. Freie Büroräume sind in unseren CONTORA Office Solutions Centern sofort verfügbar, sodass es in der Regel keiner langen Vorlaufzeit bedarf.
Wenn Sie Mandant:innen in ganz Deutschland vertreten, profitieren Sie zudem von der räumlichen Unabhängigkeit eines mobilen Büros: Sie mieten Ihr Büro immer in genau der Stadt, in der Sie es gerade benötigen – etwa heute in Frankfurt/Main und morgen in Hamburg.
Sie finden unsere CONTORA Office Solutions Center in Top-Lage der beliebtesten deutschen Städte: Berlin, München, Frankfurt/Main, Hamburg, Düsseldorf und Stuttgart. Sie arbeiten in Top-Immobilien an exklusiven Geschäftsadressen von internationalem Renommée – wie dem Palais am Pariser Platz direkt am Brandenburger Tor in Berlin oder dem TaunusTurm im Bankenviertel der internationalen Finanzmetropole Frankfurt/Main. So präsentieren Sie Ihre Kanzlei im besten Licht.
Dank einer hervorragenden Infrastruktur rund um unsere Office Center ist Ihr Anwaltsbüro für Sie und Ihre Mandant:innen optimal zu erreichen. Parkplätze stehen im Gebäude oder in unmittelbarer Nähe zur Verfügung und Hauptbahnhöfe sowie Flughäfen sind innerhalb von wenigen Minuten zu erreichen.
Tipp: Sie können auch Ihren Kanzleisitz ganz unkompliziert und vor allem kosteneffizient in einem unserer CONTORA Office Solutions Center anmelden.
CONTORA Office Solutions legt höchsten Wert auf strengen Mandanten- und Datenschutz und agiert stets nach den aktuellen gesetzlichen Standards. Mit entsprechenden Vertrags- und Vertraulichkeitsvereinbarungen garantieren wir Ihnen schriftlich höchste Diskretion. Auf ebensolche Vereinbarungen sollten Sie bei der Wahl des Office Centers unbedingt Wert legen, da sie leider noch immer nicht Standard sind.
Such beim Internetzugang profitieren Sie in unseren Premium-Office Centern von höchster Datensicherheit und DSGVO-Konformität. Die Nutzung Ihres LAN- und WLAN-Anschlusses wird von uns nicht protokolliert. Zudem erhalten Sie ein autonomes und geschütztes WLAN mit einem individuellen Zugangscode. So können Sie bedenkenlos auf die Cloud Ihrer digitalen Kanzlei, Ihre digitalen Dokumente, Mandantenakten und Terminkalender, zugreifen.
Ein zuverlässiges Sekretariat spielt beim Anwaltsbüro eine zentrale Rolle. Mit den exklusiven Büroservices von CONTORA Office Solutions können Sie Ihre digitale Kanzlei zu einem Full-Service Büro ergänzen. So bleibt Ihnen mehr Zeit, um sich auf die Betreuung Ihrer Mandant:innen und die digitale Transformation Ihrer Kanzlei zu fokussieren. Auch hier gilt das Pay-per-Use Prinzip: Sie zahlen immer nur dann, wenn Sie unseren First Class-Service wirklich nutzen – die Abrechnung erfolgt im fairen Drei-Minuten-Takt.
Unser professioneller Telefonservice nimmt Ihre Anrufe ganz ohne Call Center-Charakter und auf Wunsch rund um die Uhr für Sie entgegen, damit Sie für Ihre Mandant:innen permanent erreichbar sind. Sie können zwischen einer Anrufweiterleitung und einem Nachrichtenservice wählen.
Unser hochwertiger Sekretariatsservice unterstützt Sie bei der perfekten Büroorganisation, bei zahlreichen administrativen Aufgaben und bei der Planung und Durchführung Ihrer (virtuellen) Meetings und Mandantengespräche. Unsere Mitarbeiter:innen unterstützen Sie zudem beispielsweise auch beim Scannen von physischen Unterlagen oder Geschäftskorrespondenz für Ihre digitale Kanzlei. Höchste Verschwiegenheit hat für unsere geschulten Mitarbeiter:innen oberste Priorität.
Unser freundlicher Concierge Service erfüllt Ihnen fast jeden Wunsch und nimmt Ihre Mandant:innen persönlich für Sie in Empfang. So hinterlassen Sie von Anfang an einen rundum seriösen Eindruck.
Die Rechtsbranche ist einer digitalen Transformation inbegriffen – Stichwort Legal Tech, digitaler Anwalt und digitale Kanzlei. Durch Legal Tech werden juristische Arbeitsabläufe digitalisiert und automatisiert. Richtig umgesetzt hat die digitale Transformation in Kanzleien wertvolle Vorteile.
In den CONTORA Office Solutions Centern profitieren Sie von einer modernen Büroinfrastruktur, mit der Ihre Kanzlei im digitalen Wandel optimal aufgestellt ist. Ihr rundum repräsentatives Arbeitsumfeld lädt zu konzentriertem Arbeiten ein und überzeugt mit schnellem und zuverlässigem Internet dank Glasfaser. Für Ihre Online-Mandantengespräche stehen Ihnen speziell ausgestattete Videokonferenzräume sowie ein hochwertiges Videokonferenzsystem für beste Audio- und Bildqualität zur Verfügung. Sie profitieren von der räumlichen Flexibilität eines mobilen Büros und agieren dank dem Pay-per-Use Prinzip stets kosteneffizient.
Gerne beraten wir Sie individuell, wie wir auch Sie im digitalen Wandel und dem Übergang zur digitalen Kanzlei mit unseren modernen Bürolösungen unterstützen können.