Wie Outsourcing Ihr Unternehmen zum Erfolg bringen kann

Expandieren und dennoch durch eine schlanke Unternehmensstruktur die monatlichen Fixkosten gering halten – das ist das offene Geheimnis wirtschaftlichen Erfolgs. Die Auslagerung von Arbeitsprozessen kann wesentlich dazu beitragen. Wir erklären, wie Outsourcing Ihrem Unternehmen hilft, Kosten zu minimieren und dadurch Ihren Gewinn zu maximieren. Welche Rolle kann ein Office Center dabei für Sie spielen?

Was ist Outsourcing?

Das Konzept des Outsourcings hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Denn nicht nur die Big Player ihrer Branche, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Start Ups können gewinnbringend von diesem betriebswirtschaftlichen Prinzip profitieren. Was genau meint Outsourcing?

Der Begriff ‘Outsourcing’ setzt sich aus den englischen Begriffen “out(side)” (außen), “source” (Quelle) und “using” (nutzen) zusammen. Es handelt sich dabei entsprechend um eine Unternehmensstrategie, bei der externe Ressourcen genutzt werden. Das heißt, einzelne Arbeitsprozesse der Wertschöpfungskette oder ganze Unternehmensbereiche, die ortsunabhängig bearbeitet werden können, werden teilweise oder komplett an Drittunternehmen bzw. Dienstleister ausgelagert.

Dabei kann es sich beispielsweise um Bereiche wie Buchhaltung, IT, Marketing/PR, Steuerberatung oder den Kundenservice durch ein Call Center handeln. Häufig wird Arbeit auch an eine sogenannte virtuelle Assistenz delegiert.

Fälschlicherweise wird Outsourcing nach wie vor oft mit dem billigen – und häufig unseriösen – Call Center im Hinterland von Indien assoziiert. Ganz im Gegenteil: Es handelt sich beim Outsourcing um ein modernes Arbeitsmodell, das für Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile haben kann.

Die Top 5 Vorteile des Outsourcings: So steigern Sie Ihren Unternehmenserfolg

1. Vorteil: Kostenminimierung durch Outsourcing – Personalkosten

Mit der Auslagerung von Arbeitsprozessen können Sie mit Ihrem Unternehmen eine enorme Kostenersparnis erzielen und Ihre monatlichen Fixkosten langfristig minimieren. Denn durch Outsourcing lassen sich sowohl Personalkosten, als auch Bürokosten senken.

Bei bestimmten Arbeiten ist es aus unternehmerischer Sicht sowohl günstiger, als auch effizienter, die Arbeit von einem externen Dienstleister übernehmen zu lassen. Die Full-Service Büros der CONTORA Office Center bieten Ihnen beispielsweise exklusive Bürodienstleistungen wie einen professionellen Telefon- oder einen Sekretariatsservice. 

Mit unserem Telefonservice sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr erreichbar, 24 Stunden am Tag. Unser Sekretariatsservice unterstützt Sie auf Wunsch in einer Reihe von administrativen Aufgaben oder hilft Ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung beispielsweise Ihrer effektiven Meetings, Kunden- oder Vorstellungsgespräche.

Sie zahlen immer nur für genau die Zeit, in der Sie den Büroservice auch wirklich nutzen. Wenn Sie also flexibel bei Bedarf unseren Telefonservice oder Sekretariatsservice zum outsourcen Ihrer organisatorischen Aufgaben nutzen, können Sie dadurch effektiv Personalkosten für festangestellte Sekretariatsmitarbeiter einsparen.

2. Vorteil: Kostenminimierung durch Outsourcing – Bürokosten

Beim Outsourcing müssen Sie nicht immer auf externe Dienstleister zurückgreifen. Häufig kann Ihr Unternehmen schon Bürokosten im mehrstelligen Bereich einsparen, indem Sie einzelne interne Mitarbeiter, die ortsunabhängig agieren können, ins Home Office “outsourcen”. 

Denn so können Sie Ihren Bedarf an Büroflächen sowie Büroinfrastruktur deutlich minimieren – und damit die Kosten für die Gewerbemiete. Als junges Start Up in der Gründungs- und Finanzierungsphase kann es sogar sinnvoll sein, zunächst komplett auf eine langfristig angemietete Bürofläche zu verzichten und stattdessen vollständig vom Home Office aus zu agieren. 

Sollten Ihre Mitarbeiter aus dem Home Office dann doch einmal ein repräsentatives Büro oder einen Besprechungsraum für wichtige Geschäftstreffen benötigen, ist das kein Problem. 

Denn dann können Sie jederzeit auf ein Büro auf Zeit, auch mobiles Büro genannt, oder einen Konferenzraum in einem Office Center zurückgreifen. Ein solches Büro mieten Sie frei nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden, Tage, Wochen oder längerfristig und zahlen dadurch immer nur dann, wenn Sie auch wirklich dort arbeiten.

Das an Personal- und Bürokosten eingesparte Kapital verschafft Ihrem Unternehmen finanzielle Flexibilität. Das eingesparte Budget kann dann an anderer Stelle deutlich sinnvoller in die Entwicklung Ihres Unternehmens investiert werden.

3. Vorteil: Zeitgewinn und Konzentration auf Ihr Kerngeschäft

Dadurch, dass Sie beispielsweise zeitaufwendige administrative und organisatorische Aufgaben an einen Büroservice auslagern, entlasten Sie Ihr eigenes Unternehmen und gewinnen so wertvolle Zeit. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und die zusätzliche Zeit deutlich sinnvoller und effektiver in Ihr Kerngeschäft investieren.

Durch die Konzentration auf Ihr Kerngeschäft bringen Sie Ihr Unternehmen effektiver voran und können sich schneller und besser am Markt positionieren. Dadurch haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihren Gewinn zu maximieren.

4. Vorteil: Qualitätssteigerung

Durch Outsourcing können Sie die Qualität Ihres Unternehmens steigern. Etwa dadurch, dass Sie Arbeiten, für die im eigenen Unternehmen die Kompetenzen (noch) nicht vorhanden sind, an Drittunternehmer auslagern, die auf dieses Gebiet spezialisiert sind. 

Etwa durch die Nutzung eines Telefonservices können Sie zudem die Qualität Ihres Kundenservices deutlich steigern. Denn wenn Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr erreichbar sind, steigert das die Kundenzufriedenheit deutlich.

Da Sie in den CONTORA Office Centern immer nur für genau die Zeit zahlen, in der Sie den Service auch wirklich in Anspruch nehmen, ergeben sich vor für Start Ups, Freiberufler oder kleine Unternehmen mit engem Budget enorme Vorteile. Denn so müssen Sie nicht das Kapital für eigene Sekretariatsmitarbeiter aufbringen. 

Außerdem kann das temporäre Auslagern der Anrufannahme an einen Telefonservice Ihnen dabei helfen, Ihre Konzentration zu verbessern und damit die Qualität Ihrer Arbeit. 

Denn so verhindern Sie, dass Ihre Aufmerksamkeit während der Arbeit wiederholt durch Telefonklingeln unterbrochen wird. Aufgaben an einen Sekretariatsservice zu delegieren spart Ihnen zudem nicht nur Zeit, sondern kann Ihnen auch bei der Optimierung Ihrer erfolgreichen Meetings helfen.

5. Vorteil: Sie gewinnen Flexibilität

Wann immer im eigenen Unternehmen z.B. im Rahmen von konjunkturellen Schwankungen zu viele Aufgaben gleichzeitig anfallen, können Sie einige dieser Aufgaben flexibel an einen Dienstleister auslagern. Durch diese Flexibilität ist es möglich, Ihren Kunden gegenüber problemlos alle Fristen einzuhalten.

Erfolgreiches Outsourcing: So vermeiden Sie potentielle Risiken

Outsourcing bietet für Ihr Unternehmen also verschiedene Vorteile, von denen Sie unternehmerisch profitieren können. Damit das Outsourcing für Ihr Unternehmen auch wirklich erfolgreich ist, sollten Sie folgende Aspekte jedoch unbedingt im Blick behalten. Denn diese könnten sich nachteilig für Ihr Geschäft auswirken:

1. Abhängigkeit vom Outsourcing-Partner vermeiden

Wenn Sie Aufgaben an ein externes Unternehmen outsourcen, lässt es sich nicht vermeiden, dass Sie sich zu einem gewissen Maß von diesem Geschäftspartner abhängig machen. Damit diese Abhängigkeit für Sie nicht zu einem Risiko wird, sollten Sie Verträge vermeiden, mit denen Sie sich langfristig an ein Drittunternehmen binden.

Setzen Sie stattdessen lieber auf kurzfristige Verträge, damit Sie mit Ihrem Business sowohl unabhängig, als auch finanziell flexibel bleiben. Zudem können Sie mit kurzfristigen gegenüber langfristigen Verträgen bestmöglich Kosten sparen. 

In den CONTORA Office Centern mieten Sie Ihr Büro oder Ihren Konferenzraum deshalb immer nur für genau die Zeit, in der Sie es auch wirklich benötigen. Auch unsere Büroservices werden im fairen 3-Minuten-Takt abgerechnet. So bleiben Sie stets auf allen Ebenen flexibel und vermeiden unnötige Kosten.

2. Datensicherheit im Unternehmen gewährleisten

Häufig lässt es sich beim Outsourcing nicht verhindern, dass sensible interne Firmen- und/ oder Kundendaten an Dritte weitergegeben werden müssen. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass diese sensiblen Daten bei Ihrem Outsourcing-Partner sicher sind und vor Missbrauch geschützt.

Das geschulte Personal unserer CONTORA Office Center garantiert Ihnen Diskretion und Verschwiegenheit auf höchstem Niveau. Schließlich können Sie in unseren Office Centern auch vertrauliche Due Diligence Prüfungen durchführen.

3. Qualität beim Büroservice sichern

Bei der Auswahl der Partner, mit denen Sie beim Outsourcing zusammenarbeiten, sollten Sie zudem unbedingt darauf achten, dass deren Standard Ihrem Unternehmen angemessen ist. Denn nur mit einer sorgfältigen Auswahl der Partner vermeiden Sie, dass Ihrem Unternehmen Qualitätseinbußen entstehen. 

Möchten Sie bestimmte organisatorische Aufgaben an einen Büroservice auslagern, sollten Sie daher unbedingt auf einen hochwertigen Premium-Anbieter setzen. Denn ein unprofessioneller Telefonservice mit unseriösem Call-Center Charakter hinterlässt bei Ihrem Kunden beispielsweise einen bleibenden negativen Eindruck. 

Woran Sie einen seriösen Anbieter für Bürodienstleistungen erkennen haben wir in unserem Beitrag “Büroservice in bester Qualität: Mieten Sie ein Full Service Office” ausführlich für Sie besprochen.

Outsourcing plus Home Office: So hilft ein Office Center

Wenn Sie das Home Office zum Outsourcen interner Mitarbeiter nutzen und ansonsten von einer kostengünstigen Bürofläche in repräsentativer Lage aus agieren oder, wenn Sie als Start Up gänzlich vom Home Office aus arbeiten, gilt: Das Home Office plus Virtual Office kann für Sie zum Erfolgskonzept werden.

Denn mit einem solchen Virtual Office, auch virtuelles Büro genannt, mieten Sie keinen realen Büroraum, sondern eine repräsentative Geschäftsadresse in einem Business Center, an der Sie nicht unbedingt dauerhaft arbeiten.

Das Home Office wirkt als Firmenanschrift eher unseriös. Mit einem virtuellen Büro dagegen verfügen Sie mit Ihrem Business zukünftig über eine der prestigeträchtigsten Geschäftsadressen Deutschlands: Etwa im Upper West am Berliner Ku’damm, im TaunusTurm in der Bankenmetropole Frankfurt/M. oder im Theresienhof nahe des Odeonsplatzes in München.

Gleichzeitig halten Sie Ihre monatlichen Fixkosten so gering wie möglich – denn mit einem virtuellen Büro agieren Sie kosteneffizient und zahlen stets nur einen minimalen Bruchteil der an diesen Standorten üblichen Gewerbemieten.

Mit einer Geschäftsadresse in den Top-Lagen der beliebtesten und gleichzeitig businessfreundlichsten Städten Deutschlands – Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg und Düsseldorf – profitieren Sie mit Ihrem Unternehmen zudem von wertvollen Standortvorteilen. Dadurch können Sie sich gegenüber Ihren Mitbewerbern einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern. Denn: Die beste Lage steigert für gewöhnlich den geschäftlichen Erfolg.

Bei Bedarf können Sie jederzeit ein modernes Büro, einen Konferenzraum oder exklusive Büroservices zu Ihrem Virtual Office hinzubuchen.

Fazit: So kann Outsourcing Ihrem Unternehmen helfen, erfolgreich zu werden

Outsourcing kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, Kosten einzusparen und dadurch den Erfolg und Gewinn zu maximieren. Sie müssen dabei nicht unbedingt Aufgaben an externe Dienstleister outsourcen. Auch dadurch, interne Mitarbeiter ins Home Office “auszulagern” lassen sich Ihre monatlichen Bürokosten deutlich minimieren.

Aber mit einem Office Center können Sie beim Outsourcing gleich in mehrfacher Hinsicht profitieren:

Organisatorische Aufgaben können Sie unkompliziert an den professionellen Büroservice unserer CONTORA Office Center auslagern. Wenn Sie im Rahmen des Outsourcings das Home Office nutzen, können Sie zudem flexibel nach Ihrem Bedarf auf Büroräume in unseren Office Centern zurückgreifen.

Außerdem kann Ihnen das Home Office plus Virtual Office dank prestigeträchtiger Geschäftsadresse zu mehr Erfolg verhelfen. Bei Fragen zum erfolgreichen Outsourcing mit Hilfe unserer Office Center beraten wir Sie gern.