Firmensitz anmelden? So einfach geht es mit dem virtuellen Büro

Die Wahl des Firmensitzes zählt zu den wichtigsten Entscheidungen, die Sie bei der Firmengründung treffen. Unternehmerische Weitsicht ist gefragt. Denn als Hauptadresse ist Ihr Unternehmenssitz die erste Geschäftsadresse, die mit Ihrem Business verbunden wird. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Firmensitz mit dem virtuellen Büro an einer renommierten Geschäftsadresse anmelden und gleichzeitig kosteneffizient agieren.

Firmensitz anmelden: Das ist wichtig zu wissen

Jedes Unternehmen braucht einen Firmenhauptsitz – ohne geeigneten Sitz können Sie Ihr Business nicht offiziell beim Gewerbeamt anmelden und im Handelsregister eintragen. Die Wahl des Firmensitzes zählt deshalb neben dem Businessplan, dem Finanzierungskonzept für Ihr Start Up und der Festlegung der Unternehmensform (GmbH, KG, OHG, etc.) zu den ersten und wichtigsten Schritten der Firmengründung.

Im besten Fall machen Sie bei der Wahl Ihres Geschäftssitzes von Anfang an alles richtig und melden Ihr Unternehmen schon bei der Gründung am Idealstandort an. Es gilt, die perfekte erste Geschäftsadresse für Ihr Unternehmen zu finden. Warum sich der richtige Standort erfolgssteigernd für Ihr Business auswirken kann, erklären wir weiter unten. Hier haben wir zunächst die wichtigsten Dinge, die Sie sich vor der Anmeldung Ihres Unternehmenssitzes unbedingt bewusst machen sollten, in einer Übersicht für Sie zusammengefasst: 

Der Unterschied zwischen Firmensitz und Geschäftsadresse

Ein Unternehmen kann über eine unbegrenzte Anzahl an Geschäftsadressen an unterschiedlichen Standorten verfügen – allerdings hat es immer nur einen Firmensitz. Der Sitz ist die offizielle Hauptadresse Ihrer Firma.

Wo können Sie Ihren Firmensitz anmelden?

Früher entsprach der Unternehmenssitz dem Tätigkeitsschwerpunkt einer Firma, der Hauptniederlassung der Verwaltung einer Gesellschaft oder dem Sitz der Geschäftsführung einer OHG oder KG. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes muss ein Unternehmen sein Geschäft inzwischen jedoch nicht mehr an dem Ort betreiben, der auf Dokumenten wie Rechnungen vermerkt ist. An der Adresse des Firmensitzes muss nun lediglich eine dauerhafte Erreichbarkeit garantiert sein.

Darüber hinaus muss eine Möglichkeit bestehen, Geschäftsunterlagen an diesem Ort sicher aufzubewahren. Dazu prüft das Finanzamt oder das Gewerbeamt, ob es eine “feste Einrichtung” zur uneingeschränkten Nutzung durch den/die Unternehmer:in gibt. Und auch die weiteren Ressourcen, wie Personal und Räumlichkeiten, müssen dazu geeignet sein, die Geschäfte an diesem Ort zu führen.

Sind diese Bedingungen erfüllt, ist es möglich, Ihren Firmensitz in ein Office Center zu verlegen. Bei der Wahl des Office Centers ist jedoch zu beachten, dass es gravierende Qualitätsunterschiede gibt – längst nicht jeder Anbieter erfüllt die strengen Anforderungen, die an einen Geschäftssitz gestellt werden. Premium-Anbieter wie CONTORA Office Solutions werden diesen Ansprüchen gerecht. Dies wird unter anderem auch durch das Siegel des Bundesverbandes Businesscenter e.V. “Geprüfte Qualität” bestätigt. Hier achtet der Betreiber gemeinsam mit Ihnen auf alle Details, um die strengen Prüfvorschriften einzuhalten. 

Denn nichts ist unangenehmer als die Zuteilung der Steuernummer verweigert zu bekommen oder aufgrund von Behördenentscheidungen neues Briefpapier, Visitenkarten und Firmenbroschüren drucken lassen zu müssen. Gerne helfen Ihnen die erfahrenen Mitarbeitenden der CONTORA Unternehmensgruppe, die zu diesen Punkten auch regelmäßig geschult werden, bei der reibungslosen Anmeldung Ihres Firmensitzes.

Nutzen Sie diese Erfahrung und schaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil. Wie Ihr Business bei der Anmeldung des Firmensitzes gewinnbringend von den Vorzügen eines Office Centers und dem virtuellen Büro, bzw. einer virtuellen Geschäftsadresse, profitieren kann, erklären wir weiter unten.

Firmensitz anmelden: Welche Kriterien muss eine Geschäftsadresse erfüllen?

Um als Firmenhauptsitz geeignet zu sein, muss eine Adresse bestimmten Anforderungen gerecht werden. Sie sind Voraussetzung dafür, dass Sie die Steuernummer erhalten, die Sie für die Eintragung Ihres Unternehmens ins Handelsregister benötigen.

• Es muss sich um eine Geschäftsadresse  mit Postannahme handeln. Das heißt, Ihnen müssen dort jederzeit Ihre Geschäftskorrespondenz, geschäftliche Dokumente oder rechtliche Schreiben postalisch zugestellt werden können.
• Ihr Unternehmen muss an dieser Geschäftsadresse über eine eigene Telefon- und Faxnummer verfügen und über diese auch erreichbar sein.
• Es muss die Möglichkeit zur Nutzung eines Büroarbeitsplatzes gegeben sein.
• Die sichere Aufbewahrung wichtiger Firmendokumente muss durch eine feste Einrichtung dauerhaft gewährleistet sein.

Wo wird Ihr Firmensitz angemeldet und eingetragen?

Ihr Geschäftssitz ist die offizielle Anschrift und Hauptadresse Ihres Unternehmens. Im Rahmen der Firmengründung wird er beim Gewerbeamt angemeldet. Außerdem ist Ihr Business mit seinem Firmenhauptsitz

• im Handelsregister geführt
• und hat dort seinen offiziellen Gerichtsstand.

Zu den weiteren Stellen, die Sie über Ihren aktuellen Firmensitz unterrichten müssen, zählen:

• das Finanzamt;
• die Sozialversicherungsträger;
• die Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. bei Handwerkern die Handwerkskammer (HWK) und bei Freiberuflern die Standeskammer;
• das Transparenzregister;
• Banken und Versicherungen Ihres Unternehmens;
• die Bundesagentur für Arbeit, wenn Sie Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen beschäftigen;
• ggf. Steuerberater:innen und Rechtsanwält:innen mit denen Sie zusammenarbeiten;
• das Stammdatenmanagement der EORI-Nummer (Economic Operators’ Registration and Identification Number);
• den Beitragsservice des öffentlich-rechtlichen Rundfunks.

Hinweis: An welchen Stellen Sie Ihren Firmensitz und Ihr Unternehmen genau melden müssen, hängt auch von der Art Ihrer Tätigkeit sowie von der gewählten Rechtsform ab. Unsere geschulten Mitarbeiter:innen stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung, sprechen Sie uns einfach an.

Außerdem wird Ihr Firmensitz

• online im Impressum Ihrer Website und auf Ihrer Visitenkarte angegeben;
• auf sämtlichen Geschäftspapieren (z.B. Rechnungen) vermerkt;
• und auch die Kennzeichen Ihrer Firmenwagen richten sich nach dem Ort Ihres Unternehmenssitzes.

Firmensitz anmelden: So helfen Office Center und virtuelle Geschäftsadresse

Was bei der Standortwahl für Ihren Geschäftssitz zählt, und wie Sie mit Hilfe einer Standortanalyse den perfekten Sitz für Ihr Unternehmen finden, haben wir in unserem Beitrag “Firmensitz richtig wählen: Darauf sollten Sie beim Standort achten” für Sie besprochen. Hier geben wir Tipps, wie Sie bei der Anmeldung des Firmensitzes von einer virtuellen Geschäftsadresse bzw. einem virtuellen Büro profitieren können.

Firmensitz im Office Center mieten: Die perfekte Kombination aus virtuellem Büro und eigenem Büroraum

Mit einem Firmensitz in einem unserer CONTORA Office Solutions Center mieten Sie ein virtuelles Büro in perfekter Symbiose mit einem konventionellen Büroraum. Das virtuelle Büro wird alternativ auch als Virtual Office oder virtuelle Geschäftsadresse bezeichnet. Gemeint ist das folgende Konzept: Sie mieten anstelle eines physischen Büroraumes eine repräsentative Geschäftsadresse in einem Office Center, an der Sie jedoch nicht unbedingt regelmäßig vor Ort arbeiten.

So können Sie Ihren Firmensitz an einer Top-Geschäftsadresse in den beliebtesten Städten Deutschlands wie Berlin, München, Frankfurt/Main, Hamburg, Düsseldorf oder Stuttgart anmelden – und agieren dennoch mit maximaler Kosteneffizienz. Denn mit einer virtuellen Geschäftsadresse zahlen Sie immer nur einen geringen Bruchteil der in diesen starken Wirtschaftsstandorten üblichen Gewerbemieten.

Tipp: Unser Konfigurator für das virtuelle Büro zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Kosten auf Sie zukommen und hilft Ihnen dabei, das Virtual Office ganz einfach optimal auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen.

Damit Sie alle Kriterien eines Unternehmenssitzes erfüllen, wird Ihnen in unseren CONTORA Office Solutions Centern zusätzlich zu Ihrer virtuellen Geschäftsadresse ein dedizierter Arbeitsplatz inklusive einer festen Einrichtung zur Aufbewahrung Ihrer geschäftlichen Dokumente in einem unserer Büros zugewiesen.

Auf Ihren Arbeitsplatz können Sie jederzeit zurückgreifen, wenn Sie selbst konzentriert vor Ort arbeiten – oder Vorstellungsgespräche, Kundengespräche, Investorentermine oder professionelle Videokonferenzen in einem rundum seriösen Arbeitsumfeld durchführen möchten. Sie arbeiten in stilvollen Büros, die mit hochwertiger Einrichtung, modernster Technik und Highspeed-Internet dank Glasfaser überzeugen. So präsentieren Sie Ihr Unternehmen im besten Licht, wenn Sie Gäste an Ihrem Firmensitz empfangen.

Sie erhalten außerdem eine eigene lokale Telefon- und Faxnummer. Unser hochwertiger Telefonservice nimmt Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen und ganz ohne Call-Center-Charakter für Sie entgegen – so sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr an Ihrem Firmensitz präsent, auch wenn Sie gerade nicht selbst vor Ort arbeiten. Auch Ihre Geschäftspost wird von unserem exklusiven Büroservice entgegengenommen und auf Wunsch für Sie vorsortiert und an Sie weitergeleitet.

Übrigens: Mit einem Firmensitz sind Sie Prime Mitglied in unserem CONTORA Business Club und profitieren so von äußerster Flexibilität und Kosteneffizienz am Arbeitsplatz. Die Vorteile einer Business Club Mitgliedschaft stellen wir Ihnen in unserem Beitrag “CONTORA Business Club: Mitglied sein zahlt sich aus” vor.

Mit einem Firmensitz im Office Center auf allen Ebenen flexibel bleiben

In unserer modernen Arbeitswelt vollzieht sich ein rasanter Wandel hin zu mehr Flexibilität im Arbeitsalltag: Flexibilität und Mobilität haben sich daher längst zu den neuen Grundpfeilern erfolgreicher Unternehmen entwickelt.

Durch die Digitalisierung der Wirtschaftsmärkte ist arbeiten vielfach standortunabhängig geworden. Deshalb ist es heute häufig gar nicht mehr sinnvoll, sich mit einer festen Bürofläche als Unternehmenssitz dauerhaft an einen Standort zu binden. Vielmehr gilt es, auf allen Ebenen agil zu bleiben – finanziell, zeitlich und räumlich:

• Mit dem virtuellen Büro als Firmensitz halten Sie Ihre monatlichen Fixkosten gering und bleiben so stets finanziell unabhängig.
• Durch kurze Vertragslaufzeiten bleiben Sie zeitlich flexibel. Ihr Firmensitz ist mit einer Kündigungsfrist von nur 3 Monaten kündbar.
• Sie bleiben räumlich agil und können so stets von dort aus agieren, wo es für Ihr Business gerade am profitabelsten ist – zum Beispiel heute in München und morgen in Berlin. Zusätzlich zu Ihrem dedizierten Arbeitsplatz an Ihrem Firmensitz steht Ihnen als Prime Mitglied im CONTORA Business Club deutschlandweit an allen weiteren Standorten von CONTORA Office Solutions ein flexibler Arbeitsplatz zur Verfügung, wann immer Sie diesen benötigen.

Firmensitz anmelden: Zeit sparen mit dem virtuellen Büro

Die Firmengründung und Anmeldung des Firmensitzes ist mit einer Reihe von Formalien verbunden. Dasselbe trifft auch auf das Verlegen des Firmensitzes zu. Dennoch kann es überaus sinnvoll sein, Ihren Firmensitz auch als bereits etabliertes klein- und mittelständisches Unternehmen (KMU) in ein Business Center zu verlegen. Und zwar immer dann, wenn Sie bei der Wahl Ihres Unternehmenssitzes unbedacht vorgegangen sind. Denn wie wir im nächsten Punkt erklären, sorgt die beste Lage des Sitzes für mehr Erfolg und Umsatz.

CONTORA Office Solutions unterstützt Sie bei allen Behördenformalitäten rund um die Firmengründung, Anmeldung und Ummeldung Ihres Firmensitzes – auf Wunsch auch mit einem Anwalts- und Notarservice. Denn wir möchten, dass für Sie alles so schnell, unkompliziert und sicher wie nur möglich verläuft. So können Sie sich schnell wieder auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Kerngeschäft.

Darüber hinaus sparen Sie mit dem virtuellen Büro als Firmensit

• die in Zeiten knapper Büroflächen häufig lange Suche nach dem geeigneten Geschäftssitz;
• die zeitaufwendige Standortanalyse – denn die haben wir bereits für Sie durchgeführt. Unsere CONTORA Office Solutions Center verfügen über diverse Standortvorteile, von denen Ihr Business erfolgssteigernd profitieren kann.

Mit einem Firmensitz in einem CONTORA Office Solutions Center können Sie Ihr Unternehmen schon morgen an einer von Deutschlands exklusivsten Geschäftsadressen registrieren – etwa am Brandenburger Tor in Berlin oder im TaunusTurm im Frankfurter Bankensektor. So sind Sie innerhalb kürzester Zeit startbereit am Markt. Denn Zeit ist bekanntlich Geld.

Ein Firmensitz in Top-Lage sorgt für mehr Erfolg im Business

Ihr Geschäftssitz ist Ihre Hauptadresse und sowohl auf sämtlichen Geschäftspapieren, als auch auf Ihrer Website und Visitenkarte angegeben. Der Einfluss des Firmensitzes auf die Außenwirkung und Corporate Identity Ihres Unternehmens ist damit enorm. Deshalb sollte die Standortwahl des Firmensitzes – noch stärker als die Wahl einer jeden weiteren Geschäftsadresse – oberste Priorität einnehmen.

Denn der richtige Außenauftritt ist heute entscheidender denn je für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Im B2B-Bereich wählen etwa 70 Prozent ihre Geschäftspartner anhand deren öffentlicher Wahrnehmung aus – im B2C-Bereich ist das ganz ähnlich. Deshalb gilt: Die beste Lage kann Ihrem Business einen deutlichen Imagegewinn verschaffen und damit für mehr geschäftlichen Erfolg sorgen. 

Bei Start Ups kann der richtige Firmensitz ausschlaggebend für eine erfolgreiche Etablierung am Markt sein. Überlegen Sie einmal: Ein Big Player Ihrer Branche mit einem Geschäftssitz in einem nichtssagenden Ort? Unvorstellbar. Wenn Sie also mit Ihrem Start Up selbst einmal zu den Größten Ihrer Branche zählen möchten, dann setzen Sie mit der Wahl Ihres Firmensitzes ein Zeichen: Platzieren Sie sich mit einem Unternehmenssitz an den Hotspots der deutschen Wirtschaft, inmitten der Giganten Ihrer Branche.

Aber nicht nur für Start Ups – auch für jedes bereits etablierte KMU kann sich der richtige Standort des Firmenhauptsitzes erfolgssteigernd auswirken. Denn ein exklusiver Geschäftssitz in Top-Lage der businessfreundlichsten deutschen Städte – wie Berlin, München, Frankfurt/Main, Hamburg, Düsseldorf oder Stuttgart – kann für Ihr Business in gleich mehrfacher Hinsicht zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden:

• Ein Geschäftssitz in den international renommierten deutschen Wirtschaftsstandorten hilft Ihnen dabei, erfolgreich aus der Masse Ihrer Mitbewerber hervorzustechen. Mit einem Firmensitz in diesen Städten vermitteln Sie Professionalität und Seriosität auf höchstem Niveau. So können Sie sich ganz einfach einen Vertrauensvorschuss bei Ihren Geschäftspartnern und Kunden sichern.
• Durch einen Unternehmenssitz an den starken Wirtschaftsstandorten verschaffen Sie Ihrem Business wertvolle Standortvorteile, die sich auszahlen. Auch erfolgssteigernde Synergieeffekte können sich dort für Ihr Unternehmen ergeben.

Für Start Ups ist es häufig die kostengünstigste Lösung, das Business zunächst von Zuhause aus zu starten. Die Privatadresse des Home Office als Firmensitz anzugeben, ist jedoch wenig repräsentativ. Ein kosteneffizienter Geschäftssitz im Office Center kann hier die optimale Lösung sein, um das Prestige einer renommierten Geschäftsadresse mit Bezahlbarkeit zu kombinieren.

Tipp: Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen einer individuellen Unternehmensberatung dabei, den perfekten Firmensitz für Ihr Business zu finden.

An Ihrem Firmensitz von exklusiven Büroservices und stilvollen Konferenzräumen profitieren

In den CONTORA Office Solutions Centern profitieren Sie mit einem Firmensitz auf Wunsch jederzeit von unserem First Class-Büroservice, den Sie flexibel nach Ihrem Bedarf hinzubuchen können und der Sie effektiv in Ihrer Arbeit unterstützt. So bleibt Ihnen mehr Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Sie zahlen immer nur für genau die Zeit, in der Sie unsere hochwertigen Bürodienstleistungen auch wirklich nutzen – die Abrechnung erfolgt im fairen Drei-Minuten-Takt.

Unser hochwertiger Telefonservice beantwortet Ihre Anrufe und unser diskreter Sekretariatsservice

• nimmt Ihre Geschäftspost entgegen und managt Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz;
• entlastet Sie in einer Reihe von administrativen Aufgaben;
• unterstützt Sie in der Vorbereitung und Durchführung Ihrer effektiven Business Meetings und produktiven Videokonferenzen;
• oder bucht ein Business-Catering für Ihre Konferenzen.

Zusätzlich erfüllt unser freundlicher Concierge Service Ihnen (fast) jeden Wunsch und organisiert Ihnen beispielsweise einen Tisch im Restaurant für Ihr Geschäftsessen. Außerdem nehmen unsere Concierges Ihre Gäste persönlich für Sie in Empfang – so hinterlassen Sie von Anfang an einen höchst seriösen und positiven Eindruck, wenn Sie Geschäftspartner für ein Meeting an Ihrem Firmenhauptsitz empfangen.

Bei Bedarf stehen Ihnen jederzeit repräsentative und mit modernster Technik ausgestattete Konferenzräume zur Verfügung. Ob für Ihre effektiven Besprechungen, professionellen Online-Meetings oder Seminare – mit einem Firmensitz in den CONTORA Office Solutions Centern finden Sie für jeden Anlass den perfekten Meetingraum. Sie buchen Ihren Konferenzraum für einzelne Stunden oder Tage zu Ihrem Geschäftssitz hinzu und zahlen nach dem Pay-per-Use-Prinzip immer nur für genau die Zeit, in der Sie ihn nutzen.

Fazit: So hilft das virtuelle Büro beim Anmelden Ihres Firmensitzes

Ein virtuelles Büro bzw. eine virtuelle Geschäftsadresse kann Ihnen bei der Anmeldung des Firmensitzes helfen, sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen. Sie registrieren Ihren Firmensitz an einer Top-Adresse in den starken deutschen Wirtschaftsstandorten, genießen alle Vorzüge einer renommierten Geschäftsadresse und agieren dennoch mit absoluter Kosteneffizienz.

Ihren Firmensitz im Office Center anzumelden, hilft Ihnen außerdem dabei, innerhalb kürzester Zeit am Markt zu sein und stets auf allen Ebenen – finanziell, zeitlich und räumlich – flexibel zu bleiben. An Ihrem Firmensitz können Sie jederzeit einen dedizierten Arbeitsplatz in einem stilvollen Büro nutzen. Für Ihre effektiven Meetings stehen Ihnen an Ihrem Unternehmenssitz zudem repräsentative Konferenzräume zur Verfügung und auf Wunsch profitieren Sie von hochwertigen Büroservices.

Gerne beraten wir Sie individuell, um den perfekten Firmensitz für Ihr Business zu finden und helfen Ihnen mit allen Formalien bei dessen An- oder Ummeldung.