Das sollten Sie bei einer Videokonferenz beachten: 9 Tipps

15:50

12.10.2018

Unsere moderne Arbeitswelt ist sowohl digital, als auch global vernetzt. Ein Global Village aus weltweit interagierenden Unternehmen und Wirtschaftsmärkten. Entsprechend gewinnt auch die Videokonferenz als Kommunikationsmittel immer mehr an Bedeutung im Business-Alltag. Wir erklären, was Sie beachten sollten, damit Ihre Videokonferenz mindestens genauso erfolgreich wird, wie ein persönliches Meeting.

Effektive Kommunikation mit Hilfe einer Videokonferenz

Jeder erfolgreiche Unternehmer weiß, dass effektive Kommunikation im Business oberste Priorität einnimmt. Wann immer professionelle und zielführende Kommunikation über eine räumliche Distanz geführt werden soll, ist die Videokonferenz die perfekte Alternative zum klassischen Meeting. Videokonferenzen können in fast jedem Bereich eingesetzt werden, ganz gleich, ob es sich um

ein firmeninternes Meeting mit Mitarbeitern aus einer Niederlassung Ihres Unternehmens;
erfolgreiche Kunden- oder Verkaufsgespräche;
Vorstellungsgespräche;
ein Treffen mit einem potentiellen Investor;
oder sonstige wichtige Besprechungen mit Ihren Geschäftspartnern handelt.
Auch kurze Seminare werden heute mittels einer Videokonferenz durchgeführt.

Der wohl größte Vorteil der Videokonferenz besteht darin, dass Sie damit zeit- und kostenintensive Geschäftsreisen vermeiden können. Sie ermöglicht es Ihnen sozusagen, an zwei Orten gleichzeitig zu sein.

Durch die visuelle Echtzeitkommunikation begegnen Sie Ihren nationalen und internationalen Geschäftspartnern auf einer authentischen Konferenzebene, fast als seien Sie im selben Büro. Studien zeigen, dass Videokonferenzen deshalb deutlich effektiver sind, als geschäftliche Kommunikation per Telefon oder E-Mail.

9 Punkte, die Sie bei einer Videokonferenz beachten sollten

Wir haben für Sie die 9 wichtigsten Tipps zusammengefasst, auf die Sie unbedingt achten sollten, um bei der Videokonferenz perfekt aufgestellt zu sein. Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, hinterlässt Ihr virtuelles Meeting bei Ihren Geschäftspartnern ganz bestimmt einen rundum positiven Eindruck.

1. Die richtige Vorbereitung ist das A und O

Bei einer Videokonferenz gelten dieselben Perspektiven wie in einem klassischen Meeting. Nur, dass hier die technische Komponente hinzukommt. Das heißt, wie bei einem normalen Meeting ist auch beim virtuellen Meeting eine optimale Vorbereitung essentiell für den effektiven Verlauf des Geschäftstreffens. Dazu zählen:

Die Auswahl des perfekten Büro- oder Konferenzraumes. Auf Faktoren, die bei der Videokonferenz zusätzlich beachtet werden sollten, gehen wir weiter unten ein.
Eine gut strukturierte inhaltliche Agenda. Was sind die Themen des Meetings? Was ist das Ziel?
Eine Moderation und Sitzungsregeln können die Produktivität des Meetings steigern. Das gilt bei einer Videokonferenz aufgrund der räumlichen Distanz der Teilnehmer verstärkt. Häufig wird das Videobild um wenige Sekunden verzögert übertragen, das lässt sich selbst mit der besten technischen Ausstattung kaum vermeiden.

Eine gute Moderation kann hier verhindern, dass Sie sich versehentlich gegenseitig ins Wort fallen und das Meeting dadurch unübersichtlich wird.

Außerdem empfiehlt es sich, ein Protokoll zu führen, in dem die Ergebnisse des Meetings festgehalten werden, das die Anschluss-Ziele benennt und das zur Nachbereitung allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird.

In unserem Beitrag “5 Tipps für ein effektives Meeting – inklusive 2 Checklisten” haben wir noch einmal ausführlich für Sie besprochen, wie Sie ein Meeting optimal gestalten.

Tipp: Wenn Sie ein Büro oder einen Konferenzraum in einem CONTORA Office Center nutzen, unterstützt unser Büroservice Sie gerne bei der Planung und Durchführung Ihrer erfolgreichen Videokonferenzen.

Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie sinnvoll in Ihr Business investieren können. Dennoch können Sie sich voll und ganz auf einen rundum professionellen und reibungslosen Ablauf verlassen.

2. Hochmoderne und zuverlässige Konferenztechnik

Bei der Videokonferenz ist ein hochmodernes und zuverlässiges Videokonferenzsystem ebenso essentiell, wie die perfekte inhaltliche Planung. Nur mit der optimalen Kombination aus beidem kann Ihr virtuelles Meeting den bestmöglichen Erfolg erzielen. Die benötigte Technik umfasst:

Kamera
Ton / Mikrofon
Beamer
Monitore
eine schnelle und störungsfreie Internet-/ WLAN-Verbindung

Mit einer Full-HD-Übertragung gelingt es Ihnen, trotz räumlicher Distanz eine natürliche Konferenz-Atmosphäre zu erzeugen. Ein Smartpad, das direkt am Konferenzsystem angeschlossen wird, kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ideen oder Vorschläge beispielsweise mit Skizzen zu verdeutlichen. Gegenüber einer herkömmlichen Flipchart ist es für die Videokonferenz eine deutlich bessere Wahl.

Ein Büro oder ein Konferenzraum in einem Business Center kann die optimale und unkomplizierte Lösung für Ihre virtuellen Meetings sein. Die CONTORA Office Center stellen Ihnen ein hochmodernes Full-HD System zur Verfügung, das Ihnen beste Bedingungen für Ihre effektiven Videokonferenzen bietet. Neben zuverlässiger Technik und schnellem WLAN profitieren Sie in unseren Business Centern von einer repräsentativen Konferenzumgebung, ebenso wie von unterstützenden Büroservices.

Außerdem sparen Sie so die kosten- und zeitaufwendige Anschaffung der einzelnen technischen Bestandteile. Davon profitieren sowohl Start Ups und Freiberufler mit einem begrenzten Kapital, als auch jedes Unternehmen, das nur hin und wieder eine Videokonferenz halten möchte, enorm.

3. Vorab mit dem Videokonferenzsystem vertraut machen

Es ist überaus ratsam, sich schon vorab mit der Konferenztechnik vertraut zu machen. Denn technische Schwierigkeiten während der virtuellen Konferenz wirken unprofessionell und schlecht organisiert. Unser Büroservice hilft Ihnen gern bei der richtigen Einstellung des Videokonferenzsystems und steht für Fragen zur Verfügung.

Auch sollten vor allem Kamera, Ton und Internetverbindung schon vor Beginn der Videokonferenz richtig eingerichtet werden. Nur so kann das virtuelle Meeting reibungslos verlaufen und bei Ihren Geschäftspartnern einen rundum professionellen Eindruck hinterlassen.

Nachjustierungen sollten nach Möglichkeit vermieden werden, da Sie immens vom Wesentlichen – dem Inhalt des Meetings – ablenken und zusätzlich von der zuschauenden Gegenseite als unangenehm empfunden werden.

Tipp: Am besten überprüfen Sie die Funktion und richtige Einstellung aller technischen Komponenten vorab mit Hilfe der Test-Funktion des Videokonferenzsystems, um peinliche Fehleinstellungen zu vermeiden.

4. Kamera und Kameraausrichtung:

Für die perfekte Videokonferenz braucht es zwar mehr, als eine funktionsfähige Kamera. Nichtsdestotrotz spielt die Kamera eine ganz wesentliche Rolle. Grundsätzlich gilt: Die Webcam eines Notebooks oder Smartphones ist nicht für eine Videokonferenz geeignet, sondern hinterlässt bei Ihren Geschäftspartnern einen unseriösen Eindruck.

Vor allem die richtige Ausrichtung der Kamera ist von enormer Bedeutung. Eine falsche Positionierung kann dazu führen, dass Ihr Erscheinungsbild in der Aufnahme verzerrt wirkt. Das wiederum wirkt irritierend für die Gegenseite und kann dadurch die Konzentration vom eigentlichen Inhalt der Konferenz ablenken.

Ob Sie den passenden Bildausschnitt gewählt haben, können Sie ganz einfach durch einen “Bild-im-Bild”-Test kontrollieren. Achten Sie dabei auf folgende Faktoren:

Sind Sie und alle weiteren Teilnehmer im Bild gut sichtbar?
Sind keine Verzerrungen oder ungünstigen Schatten vorhanden?
Ist das Bild gut ausgeleuchtet?
Ist der Hintergrund repräsentativ und frei von Ablenkungen?

Achten Sie bei der Ausrichtung der Kamera darauf, dass Sie auf einer Sichtlinie mit Ihrem Gegenüber sind, sodass Sie wie im normalen Meeting Blickkontakt halten können. So stärken Sie Ihre Überzeugungskraft.

Sie sollten weder zu dem Gegenüber hinaufschauen, noch auf Ihn herabschauen – denn das würde unfreiwillig eine Hierarchie suggerieren. Als Orientierung sollte die Kamera in etwa mittig auf Augenhöhe in einem etwa 1,5 Meter Abstand zu Ihnen positioniert sein.

Bei mehreren Teilnehmer sollte bei der Anordnung von Tischen und Stühlen und bei der Wahl des Bildausschnittes unbedingt darauf Wert gelegt werden, dass alle Teilnehmer gut sichtbar sind und niemand verdeckt wird. Auch sollte jeder Teilnehmer einen guten Blick auf die Monitore haben, über die die Videokonferenz übertragen wird.

Tipp: Gerne unterstützen wir Sie in unseren CONTORA Office Centern mit unserer langjährigen Expertise im Bereich Videokonferenz und beraten Sie, wie Sie sich – und damit Ihr Unternehmen – vor der Kamera ins beste Licht rücken.

5. Der optimale Ton: Raumakustik und Mikrofonierung

Der Ton spielt eine fast noch entscheidendere Rolle bei der Videokonferenz, als das Bild. Denn gelungene Kommunikation beginnt damit, dass alle Teilnehmer Sie perfekt verstehen können – ohne jegliche Störgeräusche. Die ideale Lautstärke sollte vorab gepegelt und über die Test-Funktion überprüft werden. Gerne beraten wir Sie mit unserem geschulten Servicepersonal auch in diesem Bereich.

Um eine optimale Tonqualität zu gewährleisten, sollten Sie darauf achten, dass die Mikrofone mit einer Echo-Cancelling-Funktion ausgestattet sind. Denn diese unterbindet Stör- und Hintergrundgeräusche. Nichtsdestotrotz ist eine ruhige Arbeitsatmosphäre für eine Videokonferenz absolut essentiell.

Telefonklingeln, Gespräche nebenbei, oder das Klimpern von Kaffeetassen sind daher ein Tabu – im schlimmsten Fall werden Sie durch solche Störgeräusche von den übrigen Teilnehmern nicht mehr verstanden. Außerdem sollten Handys nach Möglichkeit während der Übertragung ausgeschaltet werden, um technische Interferenzgeräusche zu vermeiden, die ebenfalls zur Unverständlichkeit führen. In Ihren Sprechpausen sollten Sie aus demselben Grund auch Ihr Mikrofon stummschalten.

Auch eine gute Raumakustik ist für eine Videokonferenz von enormer Bedeutung. Besonders entscheidend ist hier eine erstklassige Schallisolierung, die eine Echo-Bildung im Raum verhindert und Störgeräusche vom Nebenraum, dem Flur oder der Straße abschirmt. Die mobilen Büros und Konferenzräume unserer Office Center bieten im Hinblick auf ihre Akustik höchste Standards.

Achten Sie darauf, dass Sie etwas langsamer als gewohnt und deutlich sprechen, damit Sie auf der Aufzeichnung optimal verstanden werden. Bei einer Videokonferenz ist es zudem von besonderer Bedeutung, dass Sie Ihren Gesprächspartner aussprechen lassen und ihm genügend Zeit zum Antworten einräumen. Durch die oft etwas verzögerte Übertragung und den räumlichen Abstand können sonst schnell Unklarheiten entstehen.

6. Beleuchtung des Büros – Rücken Sie sich ins beste Licht

Die Beleuchtung des Büro- oder Konferenzraumes, in dem Sie Ihre Videokonferenz halten, hat nicht nur eine enorme Wirkung auf die Bildqualität, sondern auch auf Ihre Ausstrahlung. Bei der Wahl des Business Centers sollten Sie deshalb auch auf dessen Beleuchtungskonzept Wert legen.

In zu dunklen Räumen entsteht schnell ein Bildrauschen. Aber nicht nur ein unterbelichtetes, auch ein überbelichtetes Bild kann die Konzentration deutlich hemmen. Um eine angenehme Helligkeit zu schaffen, die die Konzentration fördert, empfehlen sich vor allem Tageslichtlampen.

Achten Sie bei der Beleuchtung darauf, dass kein Teilnehmer geblendet wird, dass keine Schatten entstehen und, dass keine reflektierenden Flächen im Raum vorhanden sind. Auch sollte die Kamera nicht in Richtung des Fensters positioniert sein, da das Bild dadurch zu dunkel wird.

7. Wahl des Büro- oder Konferenzraumes für die Videokonferenz

Die Wirkung des richtigen Raumes für die Produktivität eines Meetings ist immens. Das gilt auch für Videokonferenzen, denn auf dem Bildausschnitt ist im Hintergrund immer auch das Büro zu erkennen, in dem Sie sich befinden. Wie bei einem “realen” Geschäftstreffen gilt daher: Das Home Office ist wenig repräsentativ. Eine schlechte Büroorganisation und Unordnung auf dem Schreibtisch wirkt zudem unprofessionell. Zusätzlich lenkt Chaos im Hintergrund die Aufmerksamkeit enorm ab.

Ein stilvoll eingerichteter Büro- oder Konferenzraum mit hochwertigen Büromöbeln und perfekter Büroorganisation dagegen spricht klar für Ihr Unternehmen. Mit solch einem professionellen Arbeitsumfeld vermitteln Sie Seriosität und stärken so Ihre Corporate Identity. Grünpflanzen im Hintergrund können zudem für eine angenehme Arbeitsatmosphäre sorgen, die fokussiertes Arbeiten fördert. Der perfekte Büroraum für Ihre Videokonferenz zeichnet sich durch eine hochmoderne technische Ausstattung, gute Raumakustik und ein überzeugendes Beleuchtungskonzept aus.

Bei CONTORA Office Solutions erwarten Sie ebensolche Büro- und Konferenzräume, die die perfekte Kulisse für Ihre Videokonferenz bilden. Sie mieten diese als Büro auf Zeit flexibel nach Ihrem Bedarf für Stunden, Tage, Wochen oder länger.

Sie finden unsere Office Center in den zentralen Top-Lagen der beliebtesten Städte Deutschlands: Etwa am Brandenburger Tor in Berlin, im TaunusTurm in Frankfurt/M., im Palais an der Oper in München, und ab 2019 auch in Hamburg und Düsseldorf.

8. Büroservices zur Unterstützung bei der Videokonferenz nutzen

Bei der professionellen Durchführung einer Videokonferenz können die exklusiven Büroservices eines Office Centers eine enorme Hilfe sein. Unsere kompetenten SekretärInnen unterstützen in der Planung und Durchführung Ihrer Videokonferenz und stehen Ihnen jederzeit beratend zur Seite.

Auf Wunsch nimmt unser Telefonservice Ihre Anrufe entgegen, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihre Videokonferenz konzentrieren können, aber dennoch keinen Anruf verpassen.

9. Besonderheiten bei einer Videokonferenz: Gestik, Kleidung & Co.

In Bezug auf Gestik und Mimik sollten Sie sich bei einer Videokonferenz einfach ganz normal, wie in einem klassischen Meeting verhalten. Achten Sie jedoch darauf, auf zu ausladende Gesten zu verzichten, da diese am Bildschirm schnell falsch gedeutet werden und unter Umständen sogar aggressiv wirken können.

Außerdem sollten Sie bei einer Videokonferenz unbedingt auf klein gemusterte Kleidung verzichten. Denn ob kariert, gestreift, gepunktet: Solche Muster führen am Bildschirm zur Interferenzbildung, das heißt, sie erzeugen ein Flackern im Bild, das die Aufmerksamkeit hemmt. Setzen Sie stattdessen lieber auf gedeckte Farben.

Fazit: Das sollten Sie bei einer Videokonferenz beachten

Bei der professionellen Durchführung einer Videokonferenz gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten. Unsere Top-9 Punkte, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten, sind: