Eine Top-Sekretärin ist für jedes Unternehmen, das erfolgreich am Markt performen will, absolut unabdingbar. Häufig ist es aus wirtschaftlicher Sicht jedoch nicht sinnvoll, selbst eine Sekretärin fest einzustellen. Wann ist es unternehmerisch sinnvoller, administrative Aufgaben an einen professionellen Sekretariatsservice eines Business Centers abzugeben?
Dass das Klischee der Sekretärin als Kaffee kochende Vorzimmerdame weit gefehlt ist, sollte jedem erfolgreichen Unternehmer bewusst sein. In Wahrheit ist das Aufgabenspektrum einer guten Sekretärin sowohl vielfältig, als auch verantwortungsvoll. Denn das Sekretariat ist sozusagen Ihre “Koordinationszentrale”, ihm kommt eine zentrale Schlüsselfunktion in der Organisation und Kommunikation Ihres Unternehmens zu.
Die klassische Sekretärin mit einheitlichem Aufgabenspektrum gibt es heute nicht mehr – im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaftsmärkte hat sich das Berufsfeld in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Häufig wird die Sekretärin heute als Assistentin oder Office Managerin bezeichnet.
Outsourcing kann Ihr Unternehmen in vielfacher Hinsicht zum Erfolg bringen. So können Sie auch enorm davon profitieren, Aufgaben an einen Sekretariatsservice eines Office Centers zu delegieren, anstatt selbst eine Sekretärin fest einzustellen. Darauf gehen wir weiter unten noch genauer ein.
Ganz gleich jedoch, ob Sie eine Sekretärin selbst einstellen oder die Aufgaben an einen Büroservice outsourcen: Um mit ihrer Arbeit optimal zum geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen, sollte eine gute Sekretärin unbedingt über bestimmte Kernkompetenzen verfügen. Diese Kompetenzen stellen wir Ihnen hier in einer kurzen Übersicht vor. Ausführlich haben wir das Aufgabenspektrum einer Sekretärin in unserem Beitrag “Was die Top-Sekretärin können muss und wie Sie sie finden” für Sie besprochen.
Sekretärinnen können im Unternehmen unterschiedliche Funktionen haben, etwa
Die Bezeichnung Office Managerin macht es nur allzu deutlich: Die Kernaufgabe der Sekretärin ist das Büromanagement.
Entsprechend ist Mehrsprachigkeit vor allem bei inter- und multinational agierenden Unternehmen ein absolutes Muss für jede gute Sekretärin. Neben der Muttersprache und einwandfreiem Englisch beherrscht sie im Idealfall noch mindestens eine weitere Sprache verhandlungssicher.
Außerdem ist Ihre Sekretärin für die interne Kommunikation wichtiger Informationen zwischen den Fachabteilungen Ihres Unternehmens zuständig, ebenso wie für die externe Kommunikation mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern.
Das Aufgabenspektrum macht es deutlich: Ihre Sekretärin sorgt dafür, dass im Unternehmen alles rund läuft. Damit kann sie deutlich zu Ihrem geschäftlichen Erfolg beitragen. Sie nimmt Ihnen diverse wichtige aber zeitaufwendige administrative und organisatorische Aufgaben ab – sodass Sie sich konzentriert Ihrem Kerngeschäft widmen können. Damit können Sie Ihr Business effektiv voranbringen.
Gleichzeitig zeigen die vielfältigen Aufgaben, dass eine Top-Sekretärin ein wahres Multitalent ist und ihr Job sowohl Verantwortung, als auch fachliche Kompetenz verlangt. Eine wirklich gute Sekretärin bringt deshalb eine solide, häufig hochqualifizierte Ausbildung mit.
Das monatliche Gehalt schwankt zwar deutlich, zum einen zwischen Chefsekretärinnen und Sekretärinnen, aber auch zwischen Branchen und Unternehmensgrößen. Sie können sich jedoch an einem durchschnittlichen Wert von etwa 3.000 bis 5.000 Euro (brutto) pro Monat orientieren.
Kosten, die für viele Unternehmen, die mit einem eng begrenzten Budget wirtschaften müssen, schlichtweg nicht finanzierbar sind. Etwa für Start Ups oder für Freiberufler und Selbstständige. Kosten, die Sie an anderer Stelle deutlich sinnvoller in die Entwicklung des Unternehmens investieren können. Und Kosten, die auch für jedes etablierte Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMU) ein enormes Einsparungspotential bieten.
Auf eine schlechter qualifizierte Sekretärin zu setzen, um Ausgaben zu sparen, ist keine Lösung – diese Maßnahme schadet Ihrem Unternehmen eher, als dass sie hilft. Denn: Nur von der Arbeit einer Top-Sekretärin profitiert Ihr Business maximal. Aus Kostengründen gänzlich auf eine Sekretärin zu verzichten, ist ebenfalls keine Alternative, die Ihr Unternehmen langfristig voranbringt.
Vielmehr kann ein Sekretariatsservice wie er von Office Centern angeboten wird, die optimale und kosteneffiziente Lösung für Sie sein. Denn mit einem ebensolchen halten Sie Ihre Personalkosten gering und profitieren dennoch von den Vorzügen eines erstklassigen Sekretariats und geschulten Sekretariatsmitarbeitern.
Bürodienstleister für Sekretariatsservices gibt es inzwischen fast wie Sand am Meer. Büroservice ist jedoch keinesfalls gleich Büroservice. In der Branche bestehen enorme Qualitätsunterschiede. Damit Ihr Unternehmen wirklich Nutzen aus einem Sekretariatsservice zieht, kommt es vor allem auf folgende Faktoren an:
Mit einem erstklassigen Büroservice, wie ihn die CONTORA Office Solutions Center anbieten, steht Ihnen eine Top-Sekretärin immer genau dann zur Seite, wenn Sie Aufgaben abgeben möchten:
Kurzum: Unsere geschulten und qualifizierten Sekretariatsmitarbeiter übernehmen all die Aufgaben für Sie, die sonst Ihre festangestellte Sekretärin übernehmen würde. Diskretion, Professionalität und Zuverlässigkeit sind für unsere Mitarbeiter dabei von höchster Priorität. Denn CONTORA Office Solutions versteht sich als ein Premium-Anbieter für Büroservices in höchster Qualität.
Sie nutzen unseren Sekretariatsservice flexibel nach Ihrem Bedarf und zahlen immer nur dann, wenn Sie den Service auch wirklich in Anspruch nehmen – die Abrechnung erfolgt im 3-Minuten-Takt. So minimieren Sie Ihre monatlichen Fixkosten und das wirtschaftliche Risiko Ihres Unternehmens.
Denn im Vergleich zu einer festangestellten Sekretärin zahlen Sie so nur einen geringen Bruchteil der monatlichen Personalkosten. Ein Sekretariatsservice bietet sich vor allem für Start Ups und Unternehmen an, die nicht ganztägig eine Sekretärin benötigen. Denn wenn Sie nur nach Bedarf für einzelne Stunden pro Woche auf einen Sekretariatsservice zurückgreifen, sparen Sie dadurch hohe Ausgaben für festangestellte Mitarbeiter.
Tipp: Wenn Sekretariatsmitarbeiter eines Büroservices Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen für Sie entgegennehmen und koordinieren wirkt Ihr Unternehmen gleich deutlich größer und professioneller – denn welches Start Up kurz nach der Firmengründung kann schon mit einem eigenen Sekretariat glänzen?
Einen Sekretariatsservice können Sie als virtuelle Assistenz oder in Kombination mit einem virtuellen Büro, auch Virtual Office genannt, in Anspruch nehmen. Ein virtuelles Büro bietet Ihnen gegenüber einer virtuellen Assistenz gleich mehrere Vorteile, von denen Ihr Business gewinnbringend profitieren kann.
Schnell und problemlos buchen Sie übrigens ein virtuelles Büro mit unserem Konfigurator, mit dem Sie auch sehr übersichtlich die Kosten im Blick haben:
Denn schon eine gute Sekretärin trägt zur positiven Außenwirkung Ihres Unternehmens bei. Noch maßgeblicher für eine erstklassige Außenwirkung, mit der Sie sich einen Vertrauensvorschuss bei Ihren Kunden sichern können, ist jedoch eine renommierte Geschäftsadresse. Mit einem Virtual Office profitieren Sie von beidem: Einer Top-Sekretärin und einer prestigeträchtigen Geschäftsadresse in bester Lage – etwa am Brandenburger Tor in Berlin oder an der Maximilianstraße in München.
Denn mit einem virtuellen Büro mieten Sie keine feste Bürofläche, sondern eine virtuelle Geschäftsadresse, an der Sie nicht unbedingt vor Ort arbeiten. So zahlen Sie immer nur einen geringen Bruchteil der in den businessfreundlichsten Städten Deutschlands üblichen Gewerbemieten. Ihren Büroservice buchen Sie frei nach Ihrem Bedarf hinzu – als Sekretariatsservice, Telefonservice oder Postannahme.
Bei Bedarf stehen Ihnen repräsentative Einzel-oder Chefbüros und Konferenzräume zur Verfügung, die Sie als Büro auf Zeit für Stunden, Tage oder längerfristig mieten.
Tipp: Unser Konfigurator hilft Ihnen dabei, das Virtual Office perfekt auf Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Ein Sekretariatsservice bietet ein enormes Einsparungspotential gegenüber den Personalkosten für angestellte SekretärInnen. Denn so zahlen Sie immer nur für genau die Zeit, in der Sie tatsächlich Aufgaben an den Büroservice outsourcen. Damit ein Sekretariatsservice eine angestellte Sekretärin ersetzen kann, müssen Sie sich jedoch auf einen seriösen, zuverlässigen und diskreten Partner verlassen können.
Das virtuelle Büro plus Sekretariatsservice bietet klare Vorteile im Vergleich zu einer virtuellen Assistenz. Denn damit profitieren Sie zusätzlich zur Sekretärin von einer renommierten Geschäftsadresse, die Ihnen wichtige Wettbewerbsvorteile verschaffen kann. Gerne beraten wir Sie persönlich zur perfekten Lösung für Ihren Sekretariatsservice.