Meetings im Hotel? Es gibt eine bessere Alternative

Kundengespräche im Tagungshotel – die Vor- und Nachteile

In unserer modernen Arbeitswelt zählt Mobilität zu den Kerneigenschaften eines erfolgreichen Unternehmens. Man muss immer genau in der Stadt präsent sein, wo es für das Business aus unternehmerischer Sicht gerade am sinnvollsten ist – zum Beispiel heute noch in Berlin, morgen schon in Frankfurt/M. und nächste Woche in München. Häufig scheint auf Geschäftsreisen dann das Hotel die einfachste Lösung für Kundengespräche.

Einen Geschäftspartner oder Kunden im privaten Hotelzimmer zu empfangen ist ein absolutes No-Go. So würden Sie einen noch deutlich weniger seriösen Eindruck hinterlassen, als mit einer Einladung ins Home Office. Vor allem spezielle Tagungshotels offerieren für Ihre Geschäftstreffen separate Meetingräume. Auf den ersten Blick mag der Besprechungsraum im Hotel sogar einige Vorteile bieten – etwa kurze Wege durch den Arbeitsplatz am Übernachtungsort und ein Catering à la carte im Haus.

Allerdings hat das Hotel als Veranstaltungsort für Ihre Kundengespräche und Meetings bei näherer Betrachtung auch bedeutende Nachteile:

• Schon beim Besprechungsraum kann die Kostenfalle drohen. Denn häufig müssen Sie Ihren Konferenzraum im Hotel zu einem Pauschalpreis buchen – egal, ob Sie den Raum für einen ganzen Tag oder nur für eine Stunde nutzen.
• Die Auswahl an Besprechungsräumen im Hotel ist in der Regel sehr begrenzt. Auch ist nicht immer die beste und modernste technische Ausstattung vorhanden – schließlich sind Hotels, sofern es sich nicht um ein spezielles Tagungshotel handelt, auf die Vermietung von Hotelzimmern und nicht von Konferenzräumen spezialisiert.
• Einige Hotels bieten einen Service für Ihre Meetings an, der zum Beispiel das Bereitstellen von Getränken oder ein Catering umfassen kann. Allerdings zahlen Sie für die Dienstleistungen extra – und das häufig nicht zu knapp. Ein professioneller Büroservice kann Sie zudem kompetent in Ihren Meetings unterstützen. Der Service im Hotel dagegen ist nicht auf Meetings spezialisiert – sondern auf das Hauptgeschäft eines Hotels, die Betreuung der Hotelgäste.
• Ein Hotel ist kein repräsentativer Ort für Ihre Kundengespräche:
• Im Besprechungsraum haben Sie zwar Ihre Privatsphäre. In der restlichen Hotelinfrastruktur sind Sie jedoch, ähnlich wie im CoWorking Space, nie allein. Ihre Gäste dort zu empfangen, wo andere Urlaub machen, ist weder repräsentativ, noch steigert es die Konzentration.

• Hotels sind renovierungstechnisch nicht immer auf dem neuesten Stand. Ein Besprechungsraum im 90er-Jahre Stil wird bei Ihren Kunden vielleicht einen bleibenden Eindruck hinterlassen – jedoch keinen positiven.

Hinzu kommt, dass Hotels häufig ruhig und etwas außerhalb gelegen sind. Das bedeutet für Ihre Geschäftspartner eine deutlich längere Anreise, als zu einem Konferenzraum in zentraler Innenstadtlage.

Die Nachteile machen es deutlich: Das Hotel ist nicht der beste Ort für Ihre erfolgreichen Kundengespräche und wichtigen Meetings. Verkaufen Sie Ihr Business nicht unter Wert. Ein Business Center kann die optimale Lösung sein, um in jeder Stadt effektive Verkaufsgespräche in einem rundum professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeld zu führen – und das absolut kosteneffizient.

Keine Kundengespräche mehr im Hotel: Mit dem virtuellen Büro plus mobiles Büro

Wenn Sie regelmäßig geschäftlich zwischen verschiedenen Städten pendeln, steht Ihr Büro leer, während Sie in einer anderen Stadt arbeiten. Die Büromiete zahlen Sie trotz Abwesenheit weiter. Hinzu kommen die Kosten für das Hotel und den Besprechungsraum im Hotel, der zudem häufig alles andere als ideal ist. Das Ergebnis: Sie zahlen doppelt und minimieren durch die hohen Ausgaben Ihren Gewinn.

Für viele Unternehmen ist es heute deshalb nicht mehr sinnvoll, sich langfristig an eine feste Bürofläche zu binden. Es heißt, flexibel zu bleiben, und zwar auf allen Ebenen: finanziell, zeitlich und räumlich. Das gilt insbesondere für Start Ups und Freiberufler, die mit einem eng begrenzten Budget haushalten müssen.

Ein virtuelles Büro in Kombination mit einem mobilen Büro im Office Center kann die perfekte Lösung für Sie sein, um Ihre monatlichen Fixkosten deutlich zu senken und dadurch das finanzielle Risiko Ihres Unternehmens zu minimieren. Gleichzeitig verfügen Sie mit dieser modernen Bürolösung immer in genau der Stadt über ein repräsentatives Büro, oder einen stilvollen Konferenzraum, in der Sie es gerade benötigen.

Was ist das virtuelle Büro?

Das virtuelle Büro wird auch als virtuelle Geschäftsadresse oder Virtual Office bezeichnet. Gemeint ist damit das folgende Prinzip: Sie mieten in einem Office Center keinen physischen Büroraum, sondern eine repräsentative Geschäftsadresse, an der Sie jedoch nicht unbedingt vor Ort arbeiten. Auf Wunsch profitieren Sie ergänzend von hochwertigen Büroservices wie einem Telefonservice, Sekretariatsservice, oder Postannahme.

Die wichtigsten Vorteile einer virtuellen Geschäftsadresse im Überblick

Mit einer virtuellen Geschäftsadresse profitiert Ihr Business von entscheidenden Vorzügen, die wir in unserem Beitrag “Die Chancen und Risiken einer virtuellen Geschäftsadresse” ausführlich für Sie besprochen haben. Hier fassen wir noch einmal die wichtigsten Vorteile in einem Überblick für Sie zusammen.

Ihre Geschäftsadresse ist nicht irgendeine Adresse – sondern das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Als solche trägt Sie maßgeblich zur Außenwirkung und Corporate Identity  Ihrer Firma bei. Die öffentliche Wahrnehmung wiederum ist heute entscheidender denn je für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Mit einem virtuellen Büro von CONTORA Office Solutions verfügen Sie zukünftig über eine exklusive Geschäftsadresse in prestigeträchtiger Top-Lage  der beliebtesten deutschen Städte: Etwa im Upper West  am Berliner Kurfürstendamm, oder im Theresienhof am Odeonsplatz in München.

Mit einer Geschäftsadresse in diesen international renommierten Wirtschaftsstandorten demonstrieren Sie maximale Seriosität und Professionalität. Dadurch können Sie sich einen deutlichen Imagegewinn verschaffen und sich so einen Vertrauensvorschuss bei Ihren Kunden sichern. Zusätzlich sorgt die beste Lage durch wertvolle Standortvorteile für mehr Erfolg im Business.

Zusätzlich agieren Sie mit dem virtuellen Büro kosteneffizient. Denn dadurch, dass Sie keinen physischen Büroraum mieten, sondern lediglich eine Geschäftsadresse, zahlen Sie nur einen geringen Bruchteil der in den besten Lagen üblichen Gewerbemieten.

Tipp: Unser Konfigurator hilft Ihnen dabei, Ihr virtuelles Büro ganz einfach und bequem auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen.

Stilvolle Büros und Konferenzräume im Office Center statt Meeting im Hotel

Als Virtual Office Kunde nutzen Sie bei Bedarf jederzeit ein Büro oder einen Konferenzraum vor Ort in einem unserer CONTORA Office Center. Damit können Sie im Gegensatz zum Meeting im Hotel bei Ihren Kundenterminen auf allen Ebenen punkten: 

• durch eine exklusive Geschäftsadresse in zentraler Top-Lage;
• ein rundum professionelles Arbeitsumfeld;
• sowie repräsentative, mit hochwertigen Büromöbeln und modernster Technik ausgestatteten Büro- und Konferenzräumen.

So präsentieren Sie Ihr Business im besten Licht und hinterlassen einen rundum positiven Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern.

Ein Büro oder einen Konferenzraum mieten Sie im Business Center als mobiles Büro bzw. Büro auf Zeit flexibel nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden, Tage, Wochen oder länger. So zahlen Sie immer nur für genau die Zeit, in der Sie die Räume auch wirklich nutzen. So vermeiden Sie unnötige Ausgaben und agieren dadurch absolut kosteneffizient. Sie legen sich nicht auf langfristige Mietverträge fest und können Ihr Büro immer in der Stadt buchen, in der Sie es gerade benötigen.

Erfolgreiche Verkaufsgespräche an besonderen Orten führen

In unserem Beitrag “Erfolgreiche Verkaufsgespräche an besonderen Orten führen” haben wir ausführlich für Sie besprochen, welch enorme Wirkung die richtige Location auf den erfolgreichen Verlauf Ihrer effektiven Meetings und Kundengespräche hat. Das gilt natürlich nicht nur für Verkaufsgespräche, sondern auch für Treffen mit Investoren oder für Vorstellungsgespräche.

Durch die zentrale Top-Lage unserer CONTORA Office Center und eine exzellente Infrastruktur sind Sie für Ihre Kunden mit dem ÖPNV und dem Auto innerhalb kürzester Zeit erreichbar – Parkplätze sind vor Ort vorhanden. Zusätzlich verleiht das einmalige Ambiente innerhalb unserer Immobilien sowie die spektakulären Ausblicke, die Sie von Ihrem Büro oder Konferenzraum genießen, Ihrem Business internationales Renommee, das Ihre Kunden sicher zu schätzen wissen:

• Vom Upper West blicken Sie auf den Berliner Kurfürstendamm, die Gedächtniskirche und den Zoo und vom Palais am Pariser Platz auf das Brandenburger Tor und das berühmte Hotel Adlon in Berlin;
• vom TaunusTurm und dem WINX Tower genießen Sie einmalige Ausblicke über die internationale Bankenmetropole Frankfurt/M.;
• vom Palais an der Oper blicken Sie auf die Staatsoper München und die Maximilianstraße, und vom Theresienhof auf den Prachtboulevard Ludwigstraße und den Odeonsplatz.

Ab Frühjahr und Mitte 2019 finden Sie unsere CONTORA Office Center zusätzlich im Alter Wall im Herzen von Hamburg und im renommierten KÖ-Quartier in Düsseldorf.

Die exzellente Nachbarschaft unserer Office Center spricht für sich: In unmittelbarer Nähe finden Sie sowohl renommierte Sehenswürdigkeiten, als auch Restaurants für jeden Anlass sowie diverse Kultureinrichtungen. So finden Sie hier beste Bedingungen vor, um einen erfolgreichen Geschäftsabschluss mit Sightseeing, einem Theaterbesuch, oder einem gemeinsamen Essen abzurunden. Gerne reserviert unser Concierge Service Ihnen Karten für eine Veranstaltung oder einen Tisch im Restaurant.

Von einem Full-Service-Büro profitieren

Mit den exklusiven Büroservices von CONTORA Office Solutions profitieren Sie mit Ihrem Büro im Office Center auf Wunsch von einem Full-Service-Büro. Dabei entscheiden Sie selbst, welche Bürodienstleistungen für Ihr Business sinnvoll sind. Sie zahlen immer nur dann, wenn Sie unsere Büroservices auch wirklich nutzen – die Abrechnung erfolgt im 3-Minuten-Takt. So fallen keine vermeidbaren Kosten an.

Unser professioneller Telefonservice nimmt Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen und ohne Call-Center Charakter für Sie entgegen. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit oder Ihr Meeting konzentrieren – und verpassen dennoch keinen Anruf mehr. Denn permanente Erreichbarkeit ist heute wichtiger denn je für die Kundenzufriedenheit und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Unser Sekretariatsservice unterstützt Sie in einer Reihe von administrativen Aufgaben und bei Ihrer perfekten Büroorganisation. Auf Wunsch helfen unsere Mitarbeiter auch in der Vorbereitung und Durchführung Ihrer effektiven Meetings und Kundengespräche – vom Bereitstellen der Getränke, über die Protokollführung bis zum Organisieren eines Business-Caterings für die Pause.

Fazit zur perfekten Alternative zu Kundengesprächen im Hotel

Die richtige Location spielt eine enorme Rolle für den erfolgreichen Verlauf Ihrer Kundengespräche. Das Hotel ist dabei keinesfalls der beste Ort, um Geschäftspartner zu empfangen. Eine Einladung in einen Besprechungsraum im Hotel ist ebenso wenig repräsentativ, wie das Home Office oder der CoWorking Space.

Ein virtuelles Büro plus Büro auf Zeit im Office Center kann die optimale Alternative zum Kundengespräch im Hotel sein. Mit dem virtuellen Büro verfügen Sie über eine repräsentative Geschäftsadresse, an der Sie jedoch nicht regelmäßig arbeiten. So halten Sie Ihre monatlichen Fixkosten möglichst gering.

Wann immer Sie ein repräsentatives Büro oder einen Konferenzraum benötigen, um dort Ihre Kunden zu empfangen, mieten Sie dieses in einem Office Center in der Stadt, in der Sie gerade unterwegs sind. So bleiben Sie räumlich flexibel und empfangen Ihre Kunden überall in einem professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeld, mit dem Sie im Gegensatz zum Hotel maximale Seriosität und Souveränität vermitteln. Gerne beraten wir Sie individuell zur perfekten Alternative zum Hotel-Besprechungsraum.